Haben Sie das Gefühl, dass die Aufgaben in Ihrer Praxis nicht klar geregelt sind? Wenn Sie das ändern wollen, sprechen Sie am besten in einer Teamsitzung den gegenwärtigen Zustand an: Wer ist für welche Aufgaben zuständig?
Analysieren Sie mit Ihrem Team zunächst das bisherige Verfahren zur Einsatzplanung. Fragen Sie alle Mitarbeiter, an welchen Stellen man aus ihrer Sicht die Einteilung und Zuständigkeiten verbessern könnte. Prüfen Sie, ob für alle Aufgaben und Prozesse die zuständigen Mitarbeiter inklusive Vertreterregelungen klar benannt sind. Berücksichtigen Sie dabei Kompetenzen und Arbeitsweisen jedes Einzelnen. Besprechen Sie auch, welchen Verhandlungsspielraum jedes Teammitglied für den ihm zugeteilten Bereich hat.
Zudem sollten Sie ein Rotationsverfahren thematisieren. Häufig finden Mitarbeiter Gefallen daran, auch einmal aus dem gewohnten Trott auszubrechen und andere Aufgaben zu übernehmen.
Falls Ihr Team daran Interesse hat – wenn auch nur für Teilbereiche –, dann legen Sie noch in der Teamsitzung den Turnus fest, in dem rotiert werden soll. Dadurch wächst das Verständnis untereinander und für die Arbeit des jeweils anderen. Gleichzeitig erlangen die Mitarbeiter Kenntnisse in den verschiedenen Arbeitsbereichen, was bei spontan auftretenden personellen Engpässen von Vorteil ist.
Die Verantwortung kann nach Absprache für den Zeitraum ebenfalls übertragen werden, zum Beispiel der tägliche Check des E-Mail-Postfachs und die Beantwortung schriftlicher Anfragen. Grundsätzlich sollten diese aber dennoch beim hauptverantwortlichen Mitarbeiter bestehen bleiben.
Verantwortungsmatrix verschafft Überblick
Sehr hilfreich kann eine Verantwortungsmatrix sein, die alle Aufgaben in der Praxis erfasst (Tab. 1). Die Matrix verdeutlicht,
- wer für welche Aufgabe verantwortlich ist,
- wer dabei unterstützt,
- wie oft eine Aufgabe zu erledigen ist und
- wie sich die Aufgaben personell verteilen.
Bei Unsicherheiten kann jeder darauf zurückgreifen. Weitere Dimensionen bieten zum Beispiel die Varianten der RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) an. Welche Variante Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen, Sie muss nur zu Ihrer Praxis passen.
Stellenprofile erarbeiten
Vereinfachen können Sie es sich außerdem, wenn Sie für Ihre Praxis Stellenbeschreibungen erstellen. Durch die Erarbeitung von Stellenbeschreibungen können Sie verschiedene Aufgaben in der Praxis leichter personell zuordnen. Außerdem haben Sie so im Blick, ob alle Aufgaben auch den Anforderungen entsprechend vergütet werden.
Sollte ein Mitarbeiter ausscheiden, können Sie anhand des Stellenprofils schnell eine geeignete Stellenausschreibung erstellen. Ein interessierter, potenziell neuer Mitarbeiter sieht gleich, was von ihm erwartet wird.
Personaleinsatz planen
Um sicherzustellen, dass immer ausreichend Personal für die anfallenden Aufgaben vorhanden ist, bietet es sich an, einen Personaleinsatzplan einzuführen. Insbesondere wenn in Ihrer Praxis in Schichten gearbeitet wird, ist ein solcher Plan sehr sinnvoll, da Sie auf Anhieb sehen, wann wer arbeitet.
Die Pflege des Plans ist allerdings etwas aufwendig: Zuständigkeiten und Aufgabenverteilungen sind häufig neu zu durchdenken, allein schon bedingt durch Urlaube oder wenn Mitarbeiter aufgrund von Elternzeit länger ausfallen. Auch wenn Mitarbeiter kündigen, können ein paar Wochen vergehen, bis Sie eine geeignete Nachbesetzung gefunden haben. Aber um genau diese Situationen zu erfassen und zu erkennen, rentiert sich ein Personaleinsatzplan.
Organigramm zeigt Struktur
Ein Organigramm stellt die Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und ggf. Aufgaben grafisch auf einen Blick dar. Es zeigt im Wesentlichen Hierarchien auf. Das kann zum einen sehr positiv für die Organisationsentwicklung in der Praxis sein, es birgt zum anderen aber auch die Gefahr des sich Zurückziehens auf nur eine Position.
Egal in welcher Art und Form Sie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Ihre Praxis klar benennen, versuchen Sie bei allen Beteiligten, Verständnis für die Anderen und deren Aufgaben zu schaffen. Denn jeder im Team ist gleich wichtig und nur wenn alles in der Praxis reibungslos läuft, ist das Ziel erreicht.
