Wirtschaft + PraxisWenn das Finanzamt kommt

Die Betriebsprüfung heißt so, weil die Prüfung im Betrieb, also in der Praxis stattfinden soll. Dies ist jedoch regelmäßig nicht möglich, da es in den meisten Praxen kein Zimmer gibt, das für den Betriebsprüfer geeignet wäre. Einer Prüfung im Privathaus brauchen und sollten Sie als Praxisinhaber aber auf keinen Fall zustimmen! Deshalb lassen sich vernünftige Betriebsprüfer recht schnell darauf ein, dass die Prüfung entweder im Finanzamt oder in den Räumen des Steuerberaters stattfindet. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie dem Prüfer nicht ständig über den Weg laufen und nicht mit überraschenden Fragen konfrontiert werden.

Bei persönlichen Begegnungen oder Telefonaten mit dem Prüfer sollten Sie stets freundlich und sachlich bleiben. Der Prüfer hat nichts gegen Sie! Er macht lediglich seine Arbeit, für die er bezahlt wird. Natürlich wird man bei einer Betriebsprüfung dennoch emotional berührt sein. Deshalb ist es sinnvoll, möglichst wenig direkt mit dem Prüfer zu sprechen, sondern – mit dem Hinweis darauf, dass man selbst in der Praxis arbeiten muss – an den Steuerberater zu verweisen. Lediglich bei der obligatorischen Praxisbesichtigung muss der Praxisinhaber anwesend sein und Fragen des Prüfers beantworten. Zu diesem Termin empfiehlt es sich, den Steuerberater hinzuzuziehen, damit dieser rechtzeitig einschreiten und das Gespräch leiten kann.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Zunächst braucht der Betriebsprüfer die Belege zur Finanzbuchhaltung. Das sind diejenigen Ordner, die Sie dem Steuerberater früher zur Erstellung der Finanzbuchhaltung gegeben haben, nämlich Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege und Kassenbuch. Diese Dokumente müssen Sie bereitstellen. Vom Steuerberater erhält der Prüfer einen USB-Stick mit den elektronischen Daten Ihrer Finanzbuchhaltung beziehungsweise des elektronischen Kassenbuchs.

Erst auf Anforderung werden dem Prüfer folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt: Quartalsabrechnungen der Kassenärztlichen Vereinigung, Fahrtenbücher, Darlehensverträge, Leasingverträge, Kaufverträge, Miet-und Pachtverträge, Verträge mit Angehörigen, Arbeitsverträge mit Mitarbeitern sowie Gesellschaftsverträge und Protokolle der Gesellschafterversammlungen (bei Gemeinschaften).

Was sind die Prüfungsschwerpunkte?

Praxiseinnahmen

Der Prüfer wird anhand der Abrechnungen von KV und Selektivverträgen und den Abrechnungen der Verrechnungsstelle die verbuchten Praxiseinnahmen prüfen. Hierbei achten manche Prüfer besonders auf die Behandlung von nahen Angehörigen, zum Beispiel der Schwiegermutter. In diesem Zusammenhang sollten Sie wissen: Wenn Sie Ihre Schwiegermutter ohne Entgelt behandeln, ist das steuerlich in Ordnung. Sie dürfen aber die Kosten dafür, insbesondere Fremdkosten, steuerlich nicht geltend machen.

Ein neuer Trend ist, dass die Prüfer den Datenzugriff auf die Abrechnungssys-teme der Praxen verlangen, damit sie bessere Kontrollmöglichkeiten haben. Die Prüfer sind auch mit einem eigenen EDV-Programm namens IDEA ausgestattet, das ihnen hilft, Plausibilitätsprüfungen usw. vorzunehmen.

Der Internetauftritt einer Praxis ist auch für Betriebsprüfer interessant. Da damit geworben wird, was die Praxis alles bietet, wird der Prüfer wissen wollen, ob und wo die entsprechenden Einnahmen erfasst wurden.

Praxisausgaben

• Fortbildungs- und Reisekosten können auch privater Natur sein. Hier wird der Prüfer entsprechende Unterlagen verlangen, aus denen ersichtlich ist, ob die Kosten wirklich betrieblich veranlasst sind. Sie sollten deshalb Informationsmaterial über die Veranstaltungen, Teilnehmerverzeichnisse sowie Bescheinigungen über Ihre Anwesenheit aufbewahren. Erfreulicherweise können seit einigen Jahren gemischte Reisekosten in einen betrieblich veranlassten und einen privaten Anteil aufgeteilt werden, sodass dieses Thema etwas entschärft ist.

• Gegenstände für private Nutzung: Ebenfalls näher betrachtet werden häufig Betriebsausgaben für Gegenstände, die auch im privaten Wohnhaus verwendet werden können. Insbesondere handelt es sich hier zum Beispiel um Teppiche, Bilder, Lampen sowie IT-Geräte. Bei einer Prüfung müssen Sie dem Prüfer diese Gegenstände in der Praxis vorzeigen und erläutern können, wie diese betrieblich genutzt werden.

• Kfz-Kosten: Ein Punkt, der praktisch bei jeder Betriebsprüfung diskutiert wird, ist die Ermittlung des betrieblichen bzw. des privaten Kostenanteils für betrieblich genutzte PkW. Hier sollte man rechtzeitig entsprechende Aufzeichnungen führen, anhand derer argumentiert werden kann.

• Verträge mit nahen Angehörigen: Oft werden im Rahmen einer Betriebsprüfung Verträge mit nahen Angehörigen unter die Lupe genommen. Darunter fallen zum Beispiel Anstellungsverträge, Darlehensverträge und der Mietvertrag für die der Ehefrau gehörenden Praxisräume. Geprüft wird insbesondere, ob das, was darin vereinbart ist, tatsächlich eingehalten wurde.

Änderungsmöglichkeiten des Prüfers

Kommt es zu Nachzahlungen, sollten Praxisinhaber bedenken, dass noch erhebliche Zinszahlungen hinzukommen können, da die Nachzahlungen mit sechs Prozent pro Jahr verzinst werden. Diese Zinsen sind steuerlich nicht abzugsfähig. Zeichnet sich ab, dass sich für die Vergangenheit höhere Nachzahlungen ergeben, können Sie Nachzahlungszinsen teilweise vermeiden, indem Sie die zu erwartenden Nachzahlungen umgehend freiwillig bezahlen. Bis nämlich der Betriebsprüfungsbericht und die Änderungsbescheide ergehen, können einige Monate vergehen, für die dann pro Monat Zinsen in Höhe von 0,5 Prozent anfallen würden.

Ausgelöst durch den Fall Hoeneß wurden die Regelungen hinsichtlich der steuerlichen Selbstanzeige dramatisch verschärft. So ist es jetzt nicht mehr möglich, Selbstanzeige zu erstatten, nachdem Sie von der bevorstehenden Prüfung Kenntnis erlangt haben – sei es durch einen Anruf des Prüfers oder durch das Ergehen der Prüfungsanordnung.

Quelle: Bayerisches Zahnärzteblatt 12/2015. Mit freundlicher Genehmigung der Bayerischen Landeszahnärztekammer (BLZK)