Vor dem Gespräch wird intern abgestimmt, wer an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen soll: Möglicherweise ist es sinnvoll, die Erstkraft oder eine zukünftige Kollegin hinzuzuziehen, denn sie werden später ebenfalls mit der neuen Mitarbeiterin zusammenarbeiten.
Ziel des Vorstellungsgesprächs ist die Prüfung der Eignung der Bewerberin, d. h. die Feststellung, ob sie den Anforderungen genügt, die an sie gestellt werden (s. dazu Ausgabe 06 DER HAUSARZT). Dieses Anforderungsprofil ist nun die Grundlage für das Vorstellungsgespräch, da es die vollständige Erhebung aller für die Einstellungsentscheidung erforderlichen Informationen gewährleistet und somit Voraussetzung für eine kompetente Einstellungsentscheidung ist.
Um das Gespräch strukturiert führen zu können, ist es außerdem wichtig, sich im Vorfeld den Ablauf und die einzelnen Gesprächsphasen zu vergegenwärtigen. Nützlich ist hierbei die Erstellung eines individuellen Interviewleitfadens, der hilft, das Gespräch zu steuern, sodass keine wesentlichen Fragen vergessen werden und die erforderlichen Informationen gezielt und vollständig abgefragt werden. Mögliche Inhalte für den Leitfaden gibt die Checkliste auf S. 76. Aus ihr können die jeweils für die eigene Praxis passenden Punkte ausgewählt und zu einem individuellen Interviewleitfaden zusammengestellt werden. Ein paar Leerzeilen nach jeder Frage bieten die Möglichkeit, die Aussagen des Bewerbers direkt zu protokollieren.
Kurz vor dem Gespräch muss man sich mit den Unterlagen der Bewerberin vertraut machen. Möglicherweise entstehen dabei Fragen, die der Bewerberin gestellt und entsprechend im Interviewleitfaden festgehalten werden sollten.
Letzter wichtiger Punkt bei der Vorbereitung ist, dafür zu sorgen, dass das Gespräch ungestört ablaufen kann, also Telefone um- bzw. auszustellen und einen geeigneten Raum zu wählen.
Ablauf des Vorstellungsgesprächs
Klassischerweise wird ein Vorstellungsgespräch in folgende Phasen eingeteilt:
- Phase 1: Begrüßung/ Warming-Up
- Phase 2: Übersicht über den beruflichen Werdegang des Bewerbers
- Phase 3: Vertiefungsphase zur Überprüfung des Anforderungsprofils
- Phase 4: Informationen über die Stelle und die Praxis
- Phase 5: Abschluss
Welche Themen in jeder Gesprächsphase behandelt werden sollten, zeigt die Checkliste auf Seite 76. Sie enthält eine Sammlung von Stichpunkten, die in jedem Teil des Gesprächs wichtig sind und die entsprechenden Fragen, die jeweils dazu passend gestellt werden können. Mit diesen Fragen wird sichergestellt, dass der Gesprächsanteil der Bewerberin relativ hoch ist und sie viele Informationen liefert. Grundsätzlich ist für das Vorstellungsgespräch immer eine respektvolle Grundhaltung gegenüber dem Bewerber wichtig.
Fragetechnik
Vor allem in der Vertiefungsphase ist eine wirkungsvolle Fragetechnik von großer Bedeutung. Die beschriebenen Fragebeispiele nach konkret erlebten und ggf. schwierigen Situationen in der Vergangenheit machen es der Bewerberin schwer, nicht Vorhandenes vorzutäuschen. Ein weiterer Tipp zur Fragetechnik: hilfreich sind offene Fragen. Das sind alle Fragen, die mit einem W-Wort beginnen, z.B. “was…”, “wann…”, ” wie…”, siehe dazu die aufgelisteten Beispiele zu den vertiefenden Fragen im Lebenslauf. Die Bewerberin ist so gezwungen, Auskunft zu geben. Eine geschlossene Frage hingegen wie: “Haben Sie sich auf dieses Gespräch vorbereitet?” liefert keine verwertbaren Informationen, denn die Bewerberin antwortet mit “ja” oder “nein”.
Achtung! Folgende Fragen sind in Vorstellungsgesprächen nicht erlaubt: Fragen nach einer vorliegenden Schwangerschaft, der Konfession, Gewerkschafts- und Parteizugehörigkeit, finanziellen Verhältnissen und Vorstrafen. Die Bewerberin darf in diesem Fall eine falsche Antwort geben. Bei Fragen nach dem Gesundheitszustand muss die Bewerberin nur solche Umstände offenlegen, die dazu führen, dass sie die Tätigkeit nicht ausüben kann.
Oft geben Bewerber durch fehlenden Blickkontakt, den Gesichtsausdruck, die Gestik und die Sitzposition auch wichtige nichtsprachliche Hinweise, die ebenfalls mitberücksichtigt werden können.
Nach dem Gespräch werden die Notizen vervollständigt und die gesammelten Informationen ausgewertet. Im Austausch mit den anderen Gesprächsteilnehmern können die Eindrücke dann diskutiert werden, so dass es zu einer fundierten Einstellungsentscheidung kommt.
Und nun: viel Erfolg für Ihre Vorstellungsgespräche!
Hilfreich sind offene Fragen. Das sind alle Fragen, die mit einem W-Wort beginnen, z.B. “was…”, “wann…”, ” wie…”, siehe dazu die aufgelisteten Beispiele zu den vertiefenden Fragen im Lebenslauf.
*Stellvertretend für beide Geschlechter wird nur die weilbliche Form verwendet
Checkliste für das Vorstellungsgespräch
Phase 1: Begrüßung/ Warming up
• Begrüßung der Bewerberin und Dank für ihr Kommen
• Kurze Vorstellung der Gesprächsteilnehmer
• Schaffung einer freundlichen Gesprächsatmosphäre
• v.a. bei nervösen Bewerberinnen: Kurzer Small-Talk mit leichten Fragen, z.B. zur Anreise
• Informationen zu Zeitrahmen und Ablauf des Gesprächs
Phase 2: Übersicht über den beruflichen Werdegang der Bewerberin
• Aufforderung der Bewerberin, die wesentlichen Stationen ihres Lebenslaufs zu schildern. Welche Kriterien sind dabei wichtig?
• Hat die Bewerberin sämtliche Stationen parat?
• Ist der geschilderte Lebenslauf kongruent mit den Bewerbungsunterlagen?
• Ist die Darstellung lebendig und interessant?
• Wie eloquent und selbstsicher tritt die Bewerberin auf?
• Wie realistisch bzw. unrealistisch ist ihre Selbsteinschätzung?
Phase 3: Vertiefungsphase zur Überprüfung des Anforderungsprofils
• Vertiefende Fragen zum Lebenslauf. Mögliche Fragen:
• Gründe für die Berufswahl, z.B.: “Warum haben Sie sich damals für die Ausbildung als … entschieden?”
• Bisherige Tätigkeitsgebiete und Schwerpunkte
• Gründe für Stellenwechsel in der Vergangenheit
• Bisherige Stelle, z.B.: “Was macht Ihnen in Ihrer jetzigen Arbeit besonders viel Spaß?”
• Motive für die Bewerbung in Ihrer Praxis, z.B.: “Warum wollen Sie Ihren Arbeitgeber wechseln?”
• Vorstellungen von der ausgeschriebenen Stelle, z.B.: “Was stellen Sie sich unter dem Job vor?” oder “Was interessiert Sie an dieser Tätigkeit am meisten?”
• Offene Punkte aus der Vorbereitung, z.B.: “Warum haben Sie bei der Praxis X in der Probezeit aufgehört?”
• Überprüfung des Anforderungsprofils
• Auflistung der einzelnen Anforderungen
• Abklärung der Anforderungen der Reihe nach
• Prüfung der Aspekte, auf die es bei der jeweiligen Anforderung genau ankommt
Beispiele:
Anforderung: Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
Mögliche Frage: “Wie haben Sie sich auf den Termin heute vorbereitet?”
Anforderung: Teamfähigkeit
Mögliche Frage: “Wir alle mussten schon mit schwierigen Kollegen zusammenarbeiten. Beschreiben Sie mir einen Fall, in dem Ihnen das passiert ist. Was haben Sie getan, um die Schwierigkeiten zu beseitigen?”
Phase 4: Informationen über die Stelle und die Praxis
• Vorstellung und Beschreibung der Praxis: z.B. Tätigkeitsschwerpunkte, Anzahl der Mitarbeiter, Ziele, Leitbild
• Informationen zur ausgeschriebenen Stelle und zum Arbeitsplatz
• Positionierung als attraktiver Arbeitgeber: Welche Vorteile bietet die Praxis? Hier geben oft Kleinigkeiten den Ausschlag, wenn sich Bewerber zwischen mehreren Praxen entscheiden können.
Möglichkeiten:
• Guter Teamgeist, gutes Arbeitsklima
• Fort- und Weiterbildung
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Besondere Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Gesundheitsmaßnahmen
• Finanzierung einer Vereins-Mitgliedschaft z.B. Sportverein, Fitnessstudio
• Betriebsausflug
• Zusatzleistungen
• Fahrtkostenzuschüsse
• Dabei wichtig: Vermeidung falscher Versprechungen
• Klärung von Gehalt, Kündigungsfristen und möglichem Eintrittstermin
Abschluss:
• Beantwortung offener Fragen
• Aussagen zum weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens und zum Zeitpunkt der Entscheidungsfindung
• Verabschiedung
