Gesetzliche AufbewahrungsfristenDokumentation: Diese Fristen gilt es zu kennen

Die Dokumentation und Archivierung von Unterlagen kann im Praxisalltag mitunter lästig sein – geht sie doch ab von der Zeit für die Patientenversorgung. Doch Hausärztinnen und Hausärzte sollten diese Pflichten keinesfalls vernachlässigen.

Befunde, Behandlungsmaßnahmen und veranlasste Leistungen sind “in geeigneter Weise” zu dokumentieren, erinnert Joachim Schütz, Justiziar und Hauptgeschäftsführer des Deutschen Hausärzteverbandes, und verweist auf Paragraf 57 Absatz 2 Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä).

Grundsätzlich zehn Jahre

Demnach sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, Unterlagen grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht eine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht – etwa durch die Röntgenverordnung – besteht. Wie lange die jeweiligen Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt sind, hat der Deutsche Hausärzteverband in einer Übersicht zusammengestellt (siehe Tabelle unten).

Wichtig: “Mögliche zivilrechtliche Haftungsansprüche verjähren gemäß Paragraf 199 Abs. 2 BGB endgültig erst nach 30 Jahren”, betont Schütz.

Grundsätzlich werde Hausarztpraxen daher empfohlen, die Dokumentationsunterlagen im Zweifelsfalle mindestens so lange aufzuheben, “bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadenersatzansprüche mehr erwachsen können”. Dies ist etwa der Fall, wenn der Patient gestorben ist, nicht jedoch bei einem Wechsel in eine andere Arztpraxis.

Digitale Doku: Datenschutz bedenken

Wird die Dokumentation elektronisch gespeichert, so muss die Praxis innerhalb der angegebenen Zeiträume sicherstellen, dass die gespeicherten Daten vorliegen. Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien bedürfen darüber hinaus besonderer Sicherungs- und Schutzmaßnahmen, erinnert der Deutsche Hausärzteverband.

Übrigens: Die Anfertigung, Aufbewahrung und Verwendung der Patientendokumentation stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar, erklärt Schütz.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen stehen jedoch über dem in der DSGVO festgehaltenen Recht von Patientinnen und Patienten, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Ein Löschungswunsch kann dementsprechend zurückgewiesen werden.