"Rauchende Köpfe"So wird Ihre Praxis fit für die eAU

Erst verschiebt der Gesundheitsminister nebenbei die am weitesten fortgeschrittenen Anwendungen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und Rezept (eRezept) zugunsten der elektronischen Patientenakte (ePA) auf unbestimmte Zeit.

Dann rudert er zurück und die Anwendungen sollen doch baldmöglichst, aber nach hinreichender Feldtestung das Gesundheitswesen umkrempeln (www.hausarzt.link/ceqty). Mehr als ein geseufztes “Nein – doch – nein – doch – eAU (Ohh)” wie bei Louis de Funès bleibt einem da als Praxisbetreiber nicht übrig.

Das Hin und Her versteht zwar keiner mehr, auch das “wann” ist noch nicht sicher, dennoch möchten die “Rauchenden Köpfe” Ihnen bereits eine Aussicht geben, was sich im Alltag mit der eAU ändern wird.

Neben TI-Kartenlesegerät, Betriebsstättenausweis (SMCB), einem geupdateten Konnektor und einer eAU-fähigen Praxisverwaltungssoftware (PVS) wird nun ein elektronischer Heilberufeausweis (eHBA) für jeden Arzt (auch Ärzte in Weiterbildung) zwingend erforderlich: Der eHBA ersetzt zusammen mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur (PIN-QES) sodann “unseren Stift” und die Unterschrift.

eHBA freischalten

Ist die Beantragung des eHBA inzwischen einfacher und dessen Lieferung schneller geworden (www.hausarzt.link/wgCzU), so ist die Freischaltung in der jeweiligen Software noch eine eigene, aber zu meisternde Aufgabe. Von der jeweiligen Software hängt es ab, wie und in welcher Reihenfolge man den Transport PIN (PIN-CH) eingibt und den ursprünglich mitgelieferten PIN-QES auf den eigenen ändert.

Hierzu ist die Anleitung der eigenen Software und die im PVS zum Teil anders benannten PINs aus dem Begleitbrief mit maximal drei Fehlversuchen korrekt einzugeben. Andernfalls ist der eHBA erstmal gesperrt. Zum Entsperren ist dann die PUK und sicher ein Supportanruf notwendig.

Ist die Freischaltung des eHBA geglückt, steht der digitalen und rechtsverbindlichen Signatur nichts mehr im Weg. Darin liegt aber auch die Krux: Wer die PIN zum eHBA kennt – und den eHBA hat – kann unüberprüfbar “unterschreiben”, als ob der Inhaber selbst signiert hätte.

Wichtig: Geben Sie also Ihre PIN zum eHBA nie weiter und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf!

Praxistipp: Mittlerweile gibt es Anbieter, die statt fünf nur zwei Jahre Vertragslaufzeit für den eHBA anbieten. Da der eHBA inzwischen in Generation 2.1 vorliegt und mit jeder Generation weitere Funktionen hinzu kommen, setzen Sie bei gleichbleibenden Kosten lieber auf die kürzere Laufzeit, um einfacher auf dem aktuellen Stand der Technik zu bleiben!

KIM-Dienst einrichten

Des Weiteren brauchen Sie zum Versand der eAU einen KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen). Damit können Sie KIM-Nachrichten (entsprechend einer Ende-zu-Ende verschlüsselnden E-Mail) sowie elektronische Arztbriefe (eAB) schicken und erhalten. Zudem senden Sie die eAU via KIM an die jeweilige Krankenkasse.

Praxistipp: Es gibt zwar “für den Wettbewerb” PVS-unabhängige KIM-Dienste. Wenn Sie aber einen alternativen Anbieter wählen, wird es bei Problemen zwischen PVS und KIM eher zu Schwierigkeiten kommen, da PVS und KIM-Dienstleister sich gegenseitig den Fehler zuschieben werden.

So stellen Sie die eAU aus

Nach Update des PVS und Aktivierung der Funktion “eAU”, wird das alte Muster 1 deaktiviert und stattdessen das eAU-Stylesheet erstellt. Dieses kann auf DIN A4 und A5 gedruckt werden, Sicherheitspapier der Kassenärztlichen Vereinigung soll dabei aber nicht verwendet werden. Aus Kostengründen wird es auf DIN A4 weiß hinauslaufen, da dieses Druckformat meist in jeder Praxis vertreten und günstiger als A5 ist.

Kommt ein Patient in die Praxis, erstellen Sie eine Krankmeldung wie gewohnt: Der Durchschlag für den Arbeitgeber wird aktuell noch gedruckt, ebenso (auf Wunsch) der Durchschlag für den Versicherten, den Sie dem Patienten (wie seit Jahren gewohnt) mitgeben.

Zunächst entfallen wird der Ausdruck für die Krankenkasse. Dieser besteht nur noch virtuell und liegt dann als noch mit PIN zu signierende Version im Postausgangsordner.

Hier kommen eHBA und PIN-QES ins Spiel: Mindestens einmal täglich (zum Beispiel abends) sollen alle im Postausgang “gelagerten” eAU per PIN signiert werden. Je nach PVS müssen Sie danach noch auf “Senden” klicken.

Abhängig vom PVS ist hierfür die PIN Eingabe am Kartenterminal notwendig. Wer bereits die Komfortsignatur nutzt und noch Eingaben “frei hat”, kann einfach per Tastatur die PIN eingeben.

Exkurs Komfortsignatur: Statt jedes Mal die PIN am Kartenterminal einzugeben, müssen Sie hier nur alle 24 Stunden oder 250 “PIN-Eingaben” am Kartenterminal selbst den PIN eintippen. Innerhalb dieser Frist/Anzahl kann über das PVS auf der Computertastatur signiert werden.

Was tun bei einer TI-Störung?

Tritt eine Störung der Telematikinfrastruktur (TI) auf, sollten Sie es am folgenden Werktag erneut mit der Signatur probieren. Erst wenn im Verlauf die Signatur und/oder der KIM-Versand fehlschlägt, soll die Praxis den “Kassendurchschlag” ausdrucken und an die zuständige Kasse per Post versenden.

Wichtig: Denken Sie hier an die 40130 EBM (86 Cent) für den Versand per Post!

Praxistipp: Die Störungen der TI sind leider häufig, aber selten längerfristig. Meist geht es wenige Stunden später bereits wieder. Eine Übersicht der aktuell gestörten Dienste bietet https://fachportal.gematik.de/ti-status . Inzwischen müssen Sie die eAU nur noch selten wirklich “postalisch” verschicken.

Praxen mit mehreren Ärzten

Je nach Umsetzung im PVS wird man alle 24 Stunden an Signatur und Versand erinnert. Kollegen berichten mitunter aber auch, dass monatelang die Signatur nicht erfolgte oder signierte eAU im Postausgang nicht versendet wurden und Kollegen überrascht waren, dass “noch was zu tun” war.

Ein Stolperstein für Praxen mit mehreren Behandlern: Jeder ist für die Signatur der “eigenen” eAU zuständig. Ein Signieren “in Vertretung” für Kollegen der gleichen Betriebsstätte ist eigentlich nicht vorgesehen. Selbst Ärzte in Weiterbildung benötigen also ihren eigenen eHBA! Ist kein eHBA gesteckt, so kann ausnahmsweise aber mit SMCB signiert werden. Dies muss im PVS ggf. aktiviert werden.

Wer jetzt denkt, er sei schon fertig: Zu früh gefreut! Die Kasse muss die eAU dann noch “akzeptieren”. Mit der Umstellung auf die eAU ist die Praxis nun verantwortlich dafür, dass die eAU zur Kasse kommt. Daher sollten Sie idealerweise sowohl Versand als auch Eingang der eAU bei der Kasse dokumentieren.

Hierzu sollten in jedem PVS “offene Vorgänge” und “abgeschlossene Vorgänge” angezeigt werden können und regelmäßig kontrolliert werden (siehe Kasten “Tägliches To Do” unten).

Häufige Fehler bei der eAU

1. Falsche Versicherung:

Mitunter kommt es vor, dass ein Patient nicht mehr bei der der Praxis bekannten Krankenkasse versichert ist, über die eine eAU ausgestellt wurde. Da leider das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) nicht immer aktualisiert ist und ggf. noch gesetzliche “Nachversicherungspflichten” vorliegen, muss dies nicht immer sofort beim eGK-Einlesen auffallen.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) rät in diesem Fall (www.hausarzt.link/jvwgi):

“Erhält eine Krankenkasse Arbeitsunfähigkeitsdaten zu einem Versicherten, der aktuell nicht bei dieser Krankenkasse versichert ist, […] versendet sie eine Fehlermeldung an den Vertragsarzt. Wenn die [neue] Krankenkasse oder der Versicherte zusätzlich einen entsprechenden Bedarf melden, erfolgt nach Aktualisierung der Stammdaten des Versicherten ein erneuter Versand der Daten an die korrekte Krankenkasse.”

Ergo: Ignorieren Sie die Fehlermeldung, bis sich die neue Kasse oder der Patient bei Ihnen meldet.

2. Einzelne eAU können nicht versendet werden

Jede Krankenkasse hat eine oder mehrere Institutskennziffern (IK). Mitunter soll es bei der Konfiguration auf PVS-Seite oder beim Kassendienstleister dabei Probleme geben. Die eAU kann dann keinem “Empfängerpostfach” zugeordnet werden.

Sollten also die meisten Kassen bezüglich eAU funktionieren und nur einzelne Kassen/Patienten nicht: Nehmen Sie mit Ihrem PVS Kontakt auf und sprechen Sie den Hersteller explizit auf die betreffenden IK oder Patienten an: Diese können Sie aus dem Fehlerprotokoll des PVS ersehen. Ihr PVS sollte anhand der Fehlermeldung klar erkennen können, warum der Versand fehlgeschlagen ist.