Serie E-PAAbspeichern in der E-PA: Nur als PDF/A

Die Vorstellung ist erschreckend: Ein Patient kommt mit einem Aktenordner in die Praxis und möchte, dass die von ihm gesammelten Befunde und Informationen in seine E-PA eingepflegt werden. Dieses Szenario könnte durchaus vorkommen, aber die Ärztin oder der Arzt ist natürlich nicht verpflichtet, Fremddaten in die E-PA einzuspeisen.

Voraussetzungen für die Befüllungspflicht der Praxen sind (mehr dazu im Artikel “E-PA: Pflichten, aber auch Chancen für die Hausarztpraxis“, HA 14/24):

• Die Ärztin/der Arzt hat die Daten selbst erhoben
• Die Daten stammen aus der aktuellen Behandlung
• Die Daten stehen in elektronischer Form bereit

Es liegt kein Widerspruch des Patienten vor – weder gegen die E-PA insgesamt noch gegen das Einstellen des betreffenden Dokuments.

Sicherheit gewährleistet?

Viele Praxisteams fragen sich auch: Ist das Einpflegen von Daten in die E-PA der Versicherten überhaupt sicher? Könnte die E-PA mit Schadsoftware infiziert sein, da Versicherte selbst Befunde oder Daten in die E-PA einspeisen können.

Hier kommen PDF-Daten (PDF = Portable Document Formats) ins Spiel bzw. speziell solche im PDF/A-Format, die keine Viren tragen können. Während nahezu alle schon einmal mit Dokumenten im PDF-Format in Berührung gekommen sind, ist die Unterart PDF/A eher unbekannt.

Grundsätzlich ist PDF ein Dateiformat zur Darstellung und Speicherung von Dokumenten. Es gibt verschiedene PDF-Formate, die für verschiedene Zwecke und Anforderungen entwickelt wurden. Das PDF/A ist speziell ein Format, bei dem der Fokus auf der Archivierung digitaler Dokumente über einen längeren Zeitraum liegt.

PDF/A für Langzeitarchivierung

Beim PDF/A gibt es sogar noch unterschiedliche Stufen (A-1, A-2 und A-3). Wichtig für Praxen ist nur zu wissen: Alle Befunde und Dokumente in der E-PA werden als PDF/A gespeichert. Das geschieht automatisch über das PVS-System der Praxis, erklärt die Gematik auf Nachfrage von “Der Hausarzt”.

PDF/A unterstützt zum Beispiel keine Einbettung von Audio- oder Videodateien. Auch zum Beispiel Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument eingebettet sein. Für Versicherte und Praxisteams gilt: Das Aktensystem soll automatisch prüfen, ob das Dokument ein zulässiges Format hat.

Wenn das Dokument nicht in einem der zulässigen PDF/A-Formate vorliegt, etwa nur als normales PDF, wird es vom Aktensystem abgelehnt und nicht gespeichert. Es muss keine spezielle Unterart des PDF/A-Formats bevorzugt werden, erklärt die Gematik.

PDF/A selbst erzeugen

Sollte es einmal gewünscht oder nötig sein, ein PDF-Dokument aktiv in eine PDF/A umzuwandeln, ist das auch machbar. Drückt man bei einem digitalen Dokument auf den Button “Speichern unter” wird einem in der Regel eine Reihe von Möglichkeiten – darunter auch PDF angeboten. Klickt man dann auf “weitere Optionen” findet sich auch die Möglichkeit, das Dokument als PDF/A zu speichern (siehe Abb.1 unten, hier Datei in Word).

Das funktioniert mit Word-Dateien und natürlich auch mit dem Acrobat Reader. Diese manuelle Umwandlung mit Einpflegen der Metadaten ist etwas aufwändiger, eine Vergütung gibt es dafür aber nicht, kritisiert der Hausärztinnen- und Hausärzteverband.

Wichtig zu wissen: Einem Dokument sieht man es zunächst nicht an, ob es als normales PDF oder PDF/A vorliegt. Die Endung lautet immer “.pdf”. Um das zu erkennen, muss man auf die Metadaten des Dokuments zugreifen (vgl. Artikel “E-PA: Wer sucht, der findet?“, HA 17/24). Diese sind unter den Eigenschaften eines Dokuments zu finden (siehe Abb. 2 unten).

Hier sind die sogenannten “Metadaten” ersichtlich oder die Felder, die zum Beispiel auch das Praxisteam beim Einpflegen von PDF-Dateien in die E-PA ausfüllen oder ändern kann – sofern sie nicht automatisch vom PVS ausgefüllt wurden. Anhand der Metadaten ist später auch die Suche möglich, bis im Juli 2025 eine Volltextsuche kommen soll.

red