Oft wird übersehen, dass die gezielt festgelegte Definition der Anforderungen an die neuen Mitarbeiter/-innen eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Personalauswahl ist. Denn: Wer nicht weiß, wen er sucht, wird ihn auch nicht finden! Die Erstellung eines Anforderungsprofils gehört zur notwendigen Vorbereitung einer Stellenausschreibung und ist gut investierte Zeit. Wenn man es unterlässt, fällt dieses Versäumnis später im Auswahlprozess auf.
Außerdem ist das Anforderungsprofil Grundlage für das Bewerbergespräch und gewährleistet die vollständige Erhebung aller für die Einstellungsentscheidung notwendigen Informationen, ist also auch die Basis für die Beurteilung des Bewerbers und damit für die Einstellungsentscheidung.
Das Anforderungsprofil legt fest, welche Kriterien die neuen Mitarbeiter/-innen erfüllen müssen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu meistern, wodurch sich also gut geeignete Bewerber von weniger geeigneten unterscheiden.
„Critical incidents“
Für die Erstellung eines Anforderungsprofils eignet sich die Methode der „critical incidents“. Hierbei werden zunächst die Aufgaben zusammengetragen, die die Mitarbeiter/-innen in ihrem beruflichen Alltag zu bewältigen haben. Diese können nach Größe und Fachrichtung der Praxis unterschiedlich sein. Typischerweise handelt es sich um eine Mischung aus verschiedenen Aufgaben, einerseits der Beherrschung der Bürokommunikation und des freundlichen Umgangs mit den Patienten, andererseits der kompetenten Durchführung medizinischer Untersuchungen, der Bedienung von Apparaten oder Assistenz bei der Therapie.
Im zweiten Schritt werden die „critical incidents“ definiert. Das sind die Situationen, die einerseits „typisch“ sind, also häufig vorkommen. Andererseits sollen die Situationen „erfolgskritisch“ sein, d.h. dass ihre erfolgreiche Erledigung direkt zum Erfolg der Praxis beiträgt. Danach werden die Verhaltensweisen beschrieben, die erforderlich sind, um diese Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Daraus werden nun die Anforderungen abgeleitet, d.h. die Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die die neuen Mitarbeiter/-innen haben müssen und die erfolgreiche Mitarbeiter/-innen von erfolglosen unterscheidet.
Abhängig von der jeweiligen Praxissituation können die Anforderungen ganz unterschiedlich sein. Zwar erfordert der Beruf in der Regel Empathie und Zugewandtheit, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit. Aber es können z.B. auch Stressbewältigung in hektischen Situationen oder Resilienz in psychisch belastenden Fällen entscheidend sein.
Die Stellenausschreibung
Die Veröffentlichung einer Stellenanzeige ist immer noch der meist gewählte Weg bei der Personalsuche. Hierbei professionell vorzugehen ist nicht nur deshalb wichtig, weil Stellenanzeigen viel Geld kosten können. Eine Stellenanzeige zu schalten, hat auch eine große Breitenwirkung und betrifft damit den Außenauftritt und das Bild der Praxis in der Öffentlichkeit. Eine ansprechend gestaltete Anzeige wird zudem leichter von potenziellen Mitarbeiter/-innen wahrgenommen und wirkt anziehender. Die links stehende Checkliste enthält alles, was für eine vollständige Stellenanzeige erforderlich ist.
Und noch ein Hinweis: nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Stellenausschreibungen neutral formuliert sein, da Diskriminierungen Schadensersatzansprüche nach sich ziehen können. Dies gilt für Geschlecht („Medizinische Fachangestellter/-in“), ethnische Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexuelle Identität und Behinderung.
Die herkömmliche Art der Veröffentlichung einer Stellenanzeige ist die Print-Version, in der Regel in einer Tageszeitung oder in einer Fachzeitschrift. Die Alternative sind Online-Anzeigen. Viele Zeitungen haben inzwischen beide Arten von Stellenbörsen. Bei den reinen Online-Stellenbörsen sind Stepstone und Monster die größten und am häufigsten frequentierten Anbieter auf dem Markt. Anzeigen erreichen hier einen wesentlich größeren Bewerberkreis als Print-Anzeigen. Nicht zuletzt haben auch die örtlichen Agenturen für Arbeit einen Online-Stellenmarkt.
Critical incidents
Handlungsanweisung für die Erstellung eines Anforderungsprofils nach der Methode der critical incidents:
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- Zusammenstellung der wesentlichen zu erledigenden Aufgaben
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- Auswahl der „critical incidents“: typische Situationen; erfolgskritische Situationen (Beispiel: Blut abnehmen)
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- Beschreibung der erforderlichen Verhaltensweisen Beispiel: Arbeitsmaterial (Desinfektionsmittel, Handschuhe, Kanüle, Stauschlauch, Röhrchen etc.) komplett bereitstellen; Patienten informieren und beruhigen
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- Ableitung der Anforderungskriterien; Beispiel: sorgfältige Arbeitsweise; Zuverlässigkeit; Empathie/ Freundlichkeit
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