Ab 2025 sind Praxen verpflichtet, Befunde, elektronische Arztbriefe und andere Dokumente in die elektronische Patientenakte (E-PA) einzupflegen. Wie funktioniert das und was sollten Praxen beachten?
Die Vorstellung ist erschreckend: Ein Patient kommt mit einem Aktenordner in die Praxis und möchte, dass die von ihm gesammelten Befunde und Informationen in seine E-PA eingepflegt werden. Dieses Szenario könnte durchaus vorkommen, aber die Ärztin oder der Arzt ist natürlich nicht verpflichtet, Fremddaten in die E-PA einzuspeisen.
Es liegt kein Widerspruch des Patienten vor – weder gegen die E-PA insgesamt noch gegen das Einstellen des betreffenden Dokuments.
Sicherheit gewährleistet?
Viele Praxisteams fragen sich auch: Ist das Einpflegen von Daten in die E-PA der Versicherten überhaupt sicher? Könnte die E-PA mit Schadsoftware infiziert sein, da Versicherte selbst Befunde oder Daten in die E-PA einspeisen können.
Hier kommen PDF-Daten (PDF = Portable Document Formats) ins Spiel bzw. speziell solche im PDF/A-Format, die keine Viren tragen können. Während nahezu alle schon einmal mit Dokumenten im PDF-Format in Berührung gekommen sind, ist die Unterart PDF/A eher unbekannt.
Grundsätzlich ist PDF ein Dateiformat zur Darstellung und Speicherung von Dokumenten. Es gibt verschiedene PDF-Formate, die für verschiedene Zwecke und Anforderungen entwickelt wurden. Das PDF/A ist speziell ein Format, bei dem der Fokus auf der Archivierung digitaler Dokumente über einen längeren Zeitraum liegt.
PDF/A für Langzeitarchivierung
Beim PDF/A gibt es sogar noch unterschiedliche Stufen (A-1, A-2 und A-3). Wichtig für Praxen ist nur zu wissen: Alle Befunde und Dokumente in der E-PA werden als PDF/A gespeichert. Das geschieht automatisch über das PVS-System der Praxis, erklärt die Gematik auf Nachfrage von “Der Hausarzt”.