"Rauchende Köpfe"Diese Suchläufe verbessern die Quartalsabrechnung

Der Löwenanteil des hausärztlichen Honorars besteht im KV-System aus Versichertenpauschalen, Chroniker- und Geriatrieziffern sowie Hausbesuchen, aber schon bei weniger alltäglichen Ziffern wie dem Heimzuschlag 37105 EBM kann in einem Praxisverwaltungssystem (PVS), das keine “Dauer-Ziffern” speichert, eine Menge Geld verschenkt werden (siehe Artikel “PVS-Suche findet verdeckten Umsatz“, HA 6/22).

Die “Rauchenden Köpfe” haben dort auch die ICD-Suche empfohlen, die mit den Laborausnahmeziffern verknüpft werden kann, um das Laborbudget nicht zu belasten oder die durch Verknüpfung mit ATC-Kodes oder Medikamenten-Namenteilen (siehe Artikel “Wichtige ICD-Suchläufe zur Regressprophylaxe“, HA 14/23) wichtig für die Regressprophylaxe wegen Off-Label-Use wird.

Ergänzend helfen Suchmakros, die Abrechnung vor Quartalsende auf Fehlendes zu kontrollieren. Wichtige Suchläufe haben die “Rauchenden Köpfe” im neuen Spicker “Suchen zur Quartalsabrechnung” zusammengestellt (siehe Kasten links).

ICD-basierte Suche vermeidet Regresse und Ärger

Die Spicker mit den ICD-Suchen und Makros eignen sich auch zur Vermeidung von Heilmittelregressen oder schlicht von Pop-up-Fenstern, die im Alltag nur allzu gern weggeklickt werden.

Denken Sie an das Asthma bronchiale, bei dem jemand im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) vor einiger Zeit dachte, es wäre schlau, der für unsere Zwecke ausreichenden vierstelligen Kodierung (J45.0 für das allergische, J45.9 für das nicht näher bezeichnete Asthma bronchiale) in der ICD-GM eine fünfte Stelle hinzuzufügen (siehe Artikel “Alles neu macht der ICD – das kümmert uns!“, HA 3/23).

Ja, gute PVS setzen die nächste “9” am Ende mindestens semi-automatisch hinzu, aber eben nicht alle.

Und ein Rheuma löst nur dann einen besonderen Heilmittel-Verordnungsbedarf aus, wenn Sie es auch richtig kodieren.

Tipp: Beschränken Sie sich hier am besten auf den ICD-Kode M05.99 für die seropositive und M06.09 für die seronegative primär chronische Polyarthritis und “drücken Sie den Rest in den Skat”. Weitere Beispiele für die relevanten ICD bei besonderem Verordnungsbedarf oder langfristigem Heilmittelbedarf finden Sie auf den Heilmittelspickern, die Sie online unter www.hausarzt.link/heilmittel-spicker finden.

Suchanfragen: Wie sag ich’s dem System?

Die Ausstattung der PVS ist bezüglich dieser Suchfunktionen sehr unterschiedlich, manche bieten sogar die Möglichkeit, Kombinationen mehrerer Anfragen auf einmal auszuwerfen oder im Zuge der Anfrage eine Patientenliste zu generieren, aus der man direkt dorthin wechseln kann, wo die Korrektur erforderlich ist.

Leider ist das je nach Anbieter nicht immer Teil des PVS, sondern mit zusätzlichen Kosten verbunden. Dann aber auch in einer Form, die selbst Perfektionisten überzeugen wird: Pop-up-Fenster im PVS “Sie haben soeben ein Rezept für Inkontinenzhilfen verordnet, möchten Sie die ICD-Kodes R15 bzw. R32/N39.x kodieren? Der Patient ist über 70, ein geriatrisches Assessment könnte die Behandlungsqualität…”.

In den meisten Fällen dürften aber Bordmittel ausreichen, um kein Honorar zu verschenken.

Merke: Eine wesentliche Voraussetzung hierfür ist die standardisierte Dokumentation der Befunde, wie ein Beispiel aus der Harn-Diagnostik zeigt. Egal, ob Sie über Kürzel, die zu bearbeitbaren Textvorlagen führen, oder Klickbretter haben, am Ende sollte bei allen Urinbefunden (Streifentest, Sediment oder Mikroalbumintest) ein Wort stehen, über das sich eine Suche ansteuern lässt.

Da in den Verträgen zur hausarztzentrierten Versorgung (HZV; zumindest in Hessen) die EBM-Ziffern für die Urinuntersuchungen im Ziffernkranz versenkt sind (also weder über die KV noch über die HZV abrechnungsfähig sind), ergibt sich der im Kasten gezeigte Such-Algorithmus.

Beispielablauf im PVS

Das PVS des Autors, Softland E.L., bietet auch taggleiche Kontrollmöglichkeiten, der Ablauf für diese Suche erfolgt dort quartalsbezogen aber so:

• Außerhalb der Krankenblätter finden Sie im Menü “Statistik” den Punkt 2 “Tages- und Quartalsübersicht”. Der führt zu den gesetzlich Versicherten. Ein Rechtsklick auf “Quartal” bringt Sie in den Abrechnungszeitraum vor dem aktuellen Datum.
• Im Bereich “2. Schritt” können Sie alle (HZV gleich nein) oder einzelne (HZV ungleich…) HZV-Teilnehmenden ausschließen.
• Der 3. Schritt würde eine – hier im Beispiel nicht erforderliche – Begrenzung auf Schein(unter)gruppen ermöglichen.
• Im Schritt 4 ist unter “Befunde/Texte/Cave” dann der Such-String “Urin” (o dgl.) einzutragen und unter “EBM-GNR” die Abrechnungsziffer, die Sie suchen und/oder ausschließen wollen – also alle mit (falsch) 32030 bzw. ohne (fehlend/nicht 32033).

Im Bereich “Ergebnisse” zeigt Ihnen der Computer anschließend unter 3. (Einträge) oder 4. (EBM-GNR-Liste), ob Sie diese Suche noch einmal machen oder für immer vergessen sollten. Wollen Sie die Suche wiederholen, speichern Sie diese am besten als “Makro” (eine Folge von Anweisungen) ab.

Impfen und Dauerdiagnosen: Teure Peanuts?

Teuer wird es, wenn die Verbindung zwischen der Impf-Dokumentation und Ihrem PVS nicht funktioniert und beispielsweise während der Grippesaison weder ICD noch Ziffern korrekt übergeben werden. In E.L. schauen Sie dann – getrennt nach HZV- oder KV-Patienten im (ggf. dritten) vierten und ersten Quartal eines Jahres nach: “Grippeimpfung ohne ICD bzw. ohne Ziffer” für die beiden Versichertengruppen.

Im Artikel “Erste Hilfe zur KBV-Kodierung“, HA 4/22  haben die “Rauchenden Köpfe” auf die weithin andauernden Probleme hingewiesen, die sich aus der abgeschafften automatischen Übernahme von Dauerdiagnosen auf den Abrechnungsdatenträger ergeben (die sogenannte “Kodierunterstützung”).

Vertretungsrezepte ohne entsprechende Diagnose und “Off-Label”-Regresse können so verhindert werden. Gleiches gilt für die Heilmittelverordnungen, bei denen der falsche ICD-Kode (oder ein weiterer, fehlender) eben keinen langfristigen oder besonderen Verordnungsbedarf auslöst.

Tipp: Für viele PVS gibt es Online-Foren, die – teils mit Unterstützung der Anbieter – Hilfen für den mitunter sehr bürokratischen Alltag und zu Fragen der Abrechnung bieten.

Daneben sind Praxishospitationen immer eine Bereicherung – für Hospitierende wie Hospitierte. Sie werden sogar mit CME-Punkten gefördert, wenn man die wenigen Vorgaben der Deutschen Gesellschaft für Allgemein- und Familienmedizin (DEGAM) beachtet. Nicht zuletzt bieten die PVS-Hersteller Schulungen.

Viele PVS bieten darüber hinaus eigene Suchläufe an, beispielsweise für die Falsch-Abrechnung von KV-Ziffern bei Versicherten, die in die HZV eingeschrieben sind. Im Bereich der KV Hessen ist zudem die Probeabrechnung eine sehr gute Möglichkeit, Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Hier wird man etwa auf die Abstände zwischen den Gesundheitsuntersuchungen hingewiesen, auf fehlende geriatrische Assessments bei abgerechnetem Geriatriezuschlag, den (ggf. nicht mehr) erforderlichen Zusatz “H” zu den Chronikerziffern und vieles andere mehr.

Tipp: Wenn auch Ihre KV so etwas anbietet, dann machen Sie reichlich Gebrauch davon! Sie erleichtern der Abrechnungsabteilung und sich selbst eine Menge Arbeit.

Ablauf am Quartalsende

In der Praxis des Autors bewährt es sich, vor Abgabe der Abrechnungsdatei am Quartalsende zunächst die gröbsten Fehler zu beseitigen, die das KV- oder das HZV-Prüfmodul auswirft.

Dann folgt eine erste Probeabrechnung, die nach rund 30 Minuten eine vordergründig sehr lange Liste von Fehlern ergibt. Bei diesen handelt es sich aber meistens um die DMP-Ziffern, die direkt mit der entsprechenden Datenstelle gegengecheckt werden. Auch wenn die entsprechenden Dokumentationen schon versandt wurden, stehen sie für diese Prüfung meist noch nicht zur Verfügung.

Danach ist es Zeit für die PVS-internen Kontroll-Routinen und die eigenen “Abrechnungsmakros”, wie sie im neuesten Spicker (siehe Kasten am Anfang dieses Artikels) zu finden sind.

Eine erneute Probeabrechnung schließt die Quartalsendkontrolle ab und ermöglicht die Endabrechnung.