Ist Ihre Praxis eine derjenigen, die noch kein optimales Termin- und Zeitmanagement erreichen konnte? Dann nehmen Sie sich einmal die Zeit und machen Sie mit Ihrem Praxisteam eine Bestandsaufnahme. Sie werden sehen, dass es sich lohnt, wenn Sie daraus anschließend Verbesserungen ableiten und umsetzen. Wie gehen Sie vor?
Dabei hilft Ihnen die ALPEN-Methode (s. Kasten). Kategorisieren Sie zunächst in einer Liste, welche Art von Patientenkontakten Sie haben (vereinbarte Termine, Akutpatienten, Hausbesuche, Anrufe etc.). Schreiben Sie weiterhin auf, welche Tätigkeiten und Behandlungsarten in der Praxis organisiert werden müssen (z.B. Gesundheitschecks, Labortests, EKG, Dokumentation etc.).
Dann bestimmen Sie je nach Tätigkeitsart die Zeiten, die Sie dafür in etwa benötigen. Legen Sie zudem fest, welche Arbeiten Sie an Mitarbeiter delegieren können. Nehmen Sie dabei Rücksicht auf die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und auf unterschiedliche Arbeitsweisen.
Denken Sie darüber nach, was in Zeiten passiert, wenn Engpässe durch Personalausfall (durch Krankheit oder Urlaub) entstehen. Planen Sie, wenn möglich, Urlaubszeiten grundsätzlich weit im Voraus ein.
Termine auf Behandlungslänge und Behandler abstimmen
Messen Sie nun über einen Zeitraum von ca. sechs bis zehn Wochen, ob Ihre geschätzten Zeiten für die einzelnen Tätigkeitsbereiche auch unter Realbedingungen funktionieren. Passen Sie die Zeiten gegebenenfalls an. Berücksichtigen Sie außerdem, die “heißen Phasen” wie die Grippesaison.
Bei einer guten Terminplanung sollten auch die Eigenheiten der Patienten bedacht werden: Ein älterer Mensch braucht meist mehr Zeit (Weg ins Sprechzimmer, An- und Auskleiden) als ein jüngerer.
Beachten Sie auch, ob für die jeweilige Untersuchung die benötigte Technik im Behandlungsraum zur Verfügung steht, sodass es nicht zu Überschneidungen oder parallelen Terminen für das passende Sprechzimmer kommt. Stellen Sie längere oder zeitaufwendige Untersuchungen am besten ans Ende der Sprechstunden.
Pufferzeiten einbauen
In keiner Praxis dürfen Pufferzeiten fehlen. Ein im Vorfeld zu dicht gepackter Terminplan lässt keine Spielräume zu. Lassen Sie pro Tag mindestens immer zwei Termine frei, die dann erst am Morgen des betreffenden Tages an Akutpatienten vergeben werden. Die perfekte Terminierung beherrscht nicht jeder Praxismitarbeiter sofort. Lassen Sie erfahrenes Personal die anderen Mitarbeiter anlernen.
Routinemäßige Eintragungen im Zehn-Minuten-Takt sind nicht sinnvoll, da sie nicht den realen Bedürfnissen entsprechen. Eine wirklich sehr gute Unterstützung bieten mittlerweile digitale Terminplaner, die über jeden PC-Arbeitsplatz einsehbar sind. Aber auch hier erfordert die Terminvergabe und das Pflegen des Kalenders Mitdenken, Kenntnisse sowie einen disziplinierten Umgang.
Störquellen und Zeitfresser detektieren
Decken Sie mit Ihrem Team “Zeitfresser” in der Praxis auf. Haben Sie zum Beispiel den sogenannten “Tresentourismus” in Ihrer Praxis, also unnötige Laufwege an den Empfang, um dort Patientenakten abzulegen oder abzuholen? Zu viele Rezept- und Folgerezeptwünsche unterbrechen die geplante Aktivität? Haben Sie eine Anweisung erteilt, welche Anrufe zu Ihnen durchgestellt werden dürfen?
Haben Sie Selbstdisziplin und legen private Anrufe in die dafür vorgesehene Zeit (etwa die Mittagspause)? Haben Sie sich ein Zeitfenster eingerichtet, in der Sie ihre “Still- und Kreativarbeit” erledigen können? Halten Sie sich auch an Ihre selbst gesetzten Anwesenheits- und Sprechzeiten? Planen Sie Fortbildungstage rechtzeitig ein, sodass bereits vergebene Termine nicht in andere voll terminierte Tage eingeschoben werden müssen?
Sind Störquellen und Zeitfresser bekannt, können Sie diese vermeiden. Denn selbst wenige Minuten pro Ablenkungsanlass summieren sich über den Tag.
Patienten informieren
Binden Sie auch Ihre Patienten ein. Informieren Sie sie darüber, dass die Praxis feste Termine vergibt, die dann extra für ihren Besuch reserviert sind. Bitten Sie auch darum, dass Patienten im Falle einer Terminverhinderung rechtzeitig absagen sollen.
Kommt es doch einmal zu längeren Wartezeiten, informieren Sie den Patienten, wie lange er ungefähr warten muss. Denn so kann sich der Patient darauf einstellen und könnte noch eine andere Aufgabe erledigen. Ein transparenter Umgang schafft zudem Vertrauen. Bieten Sie außerdem ein angenehmes Wartezimmer (bequemes Mobiliar, frische Raumluft, aktuelle Zeitungen etc.), um die Wartezeit zu überbrücken.
Vorbereitung spart Zeit
Mit einer kurzen, morgendlichen Besprechung (ca. drei bis fünf Minuten) können Sie den Tagesablauf noch perfektionieren. Sie und Ihr Praxisteam sollten kurz prüfen: Was war gestern? Gab es Probleme? Was steht heute an? Wenn Sie diese Kurzbesprechung einführen, sind Sie, so gut es geht, vorbereitet. Natürlich kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren, aber das werden Sie dann leichter erledigen können.
