Wirtschaft + PraxisQualitätsmanagement muss man leben

Der Erfolg Ihrer ärztlichen Tätigkeit spiegelt sich in vielen Dimensionen wider; die Hauptperspektive liegt natürlich auf Ihren Patienten und deren medizinischer Versorgung. Aber auch die Qualität der Dienstleistung, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter sowie die Finanzstruktur und das Marketing wirken sich auf das Praxisergebnis aus und entscheiden mit über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Hausarztpraxis. Guter Service und hilfsbereites Personal gehören ebenso zu einer optimalen Versorgung der Patienten wie entsprechend ausgerichtete Praxisräume, vielfältige Informationsmaterialien und kommunikativ geschulte Mitarbeiter.

Jede Arztpraxis ist immer nur so gut und leistungsfähig, wie der gesamte Apparat funktioniert. Eine gute Praxisorganisation ist kein Stückwerk, das man wie ein Puzzle nach Belieben zusammensetzt. Es ist vielmehr ein „Gewusst-wie“! Mit anderen Worten: Eine sinnvolle Praxisorganisation beginnt mit dem gezielten Aufbau und der Planung der optimalen Praxisabläufe – eine solche Herausforderung verlangt eine klare und strukturierte Vorbereitung.

Die Organisation ist eine der tragenden Säulen einer Arztpraxis. Läuft sie optimal, lässt sich das in einer einfachen Formel zusammenfassen: Mehr leisten mit weniger Stress und mehr Effektivität. Je besser und reibungsloser die Organisation in Ihrer Praxis funktioniert, desto effizienter und erfolgreicher können Sie arbeiten. Das bedeutet, Sie brauchen einen Werkzeugkasten, in dem Sie Werkzeuge finden, um effektiver zu arbeiten und die Qualität Ihrer Arbeit sicherzustellen. Eines dieser Werkzeuge ist das Qualitätsmanagement (QM).

QM in der Arztpraxis

Qualitätsmanagement ist nicht mehr als ein Werkzeug, mit dem eine Arztpraxis geführt werden kann; aber auch nicht weniger. Um alle Arbeitsabläufe auch in Ihrer Praxis systematisch zu planen und eindeutige Zuständigkeiten zuzuweisen, ist das QM ideal geeignet. QM ist zwar schon lange Thema im Gesundheitswesen, kann aber nicht alle Probleme einer Praxis lösen. Es gibt diesbezüglich noch viele Fragen zu beantworten – insbesondere die, wie ein effektives Qualitätsmanagementsystem speziell für Arztpraxen aufgebaut und umgesetzt werden kann. Derzeit gibt es die Möglichkeiten,

• sich nach DIN EN ISO zertifizieren zu lassen,

• eine Selbstbeurteilung nach EFQM ( European Foundation for Quality Management) durchzuführen oder

• eines der von unterschiedlichen Institutionen erarbeiteten Qualitätsmanagementsysteme zu erwerben, die überwiegend auf Schulungen oder der Verbreitung von Handbüchern in Printform oder über elektronische Medien beruhen.

Ein grundlegendes Ziel von Qualitätsmanagement besteht darin, die Patientenversorgung, die Mitarbeiterführung und die Praxisorganisation zu verbessern. Die vielen Vorteile, die ein Qualitätsmanagementsystem der Arztpraxis bietet, lassen sehr schnell auch die umfassendere Bedeutung erkennen:

• Transparenz: Qualitätsmanagement bringt mehr Transparenz in alle Abläufe.

• Vermeidung von Fehlern: Fehlerminimierung bedeutet größere Sicherheit für die Patienten.

• Zeit- und Kostenersparnis: Klare und standardisierte Abläufe ermöglichen ein schnelleres, effizienteres Arbeiten.

• Verbesserung von Arbeitsabläufen: Die Arzt- und Mitarbeiterzufriedenheit wird erhöht, der Teamgeist wird gefördert und die Mitarbeiter werden motiviert.

• Rechtssicherheit: Eine verbesserte und standardisierte Dokumentation schafft Klarheit und vermeidet Missverständnisse.

• Imagegewinn: Die Patientenzufriedenheit steigt – und damit auch die Rate an Weiterempfehlungen Ihrer Praxis.

Ein Qualitätsmanagementsystem muss nicht notwendigerweise zertifiziert werden. Das Wichtige am QM ist nicht die Zertifizierung, sondern dass Ihr System gelebt wird und ständig zur Verbesserung beiträgt. Das kontinuierliche Bestreben, Ihre Praxisleistungen zu verbessern, ist in erster Linie Ausdruck einer Haltung, die Wertschätzung und Respekt gegenüber den Mitarbeitern und den Patienten ausdrückt.

Aufgaben souverän meistern

Am Anfang stehen die Entscheidung und Verpflichtung des Praxisinhabers ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen. Qualität ist kein Mysterium, und auch keine Gabe, die man hat oder eben nicht. Es bedeutet zunächst einmal nur viel Arbeit und, was viel entscheidender ist, es bedeutet den klaren Willen zur Umsetzung von QM zu haben – und zum Erfolg. Qualität muss man wollen! Man kann dazu nicht überredet werden. Vielleicht muss man einen inneren Widerstand überwinden, aber man muss es letztlich selbst wollen.

Das QM hilft Ihnen – im Sinne eines Navigators – die eher abstrakte Form der Praxisorganisation und damit des QM in konkrete Handlungen zu übersetzen. Das Qualitätsmanagement dient dazu, Ihre Strategien und die Vision der Praxis systematisch zu konkretisieren, wirkungsvoll in Aktionen zu überführen und so in der Praxis dauerhaft zu etablieren. Das Qualitätsmanagement formuliert Ziele, macht diese messbar, präzisiert und standardisiert die Maßnahmen und es beeinflusst das Verhalten des Arztes, der Mitarbeiter und schließlich auch Ihrer Patienten. Je besser die Umsetzung der Maßnahmen zum Ausdruck kommt und je verbindlicher die Vorgaben umgesetzt werden, desto stärker wird die gesamte Organisation Ihrer Praxis in Richtung Qualitätsverbesserung, Vision und Praxisstrategie gelenkt. Mit wenigen Daten und ausgewählten Kennzahlen bildet das QM die Entwicklung Ihrer Praxis ab und hilft Ihnen, den Kurs rechtzeitig zu korrigieren, wenn es notwendig wird.

Jetzt starten! Aber wie?

Das Praxisteam steht vor der Planung der ersten QM-Maßnahmen häufig etwas ratlos da und ohne Systematik ist QM kaum zu realisieren. Ein guter Einstieg ist, zunächst eine erste Bestandsaufnahme, angelehnt an die QM-Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA), zu erheben. Anschließend sollten Sie sich durch den Besuch eines QM-Einführungsseminars einen ersten und allgemeinen Überblick verschaffen und dann ein QM-System für Ihre Praxis auswählen.

• Informieren Sie Ihr Praxisteam über die Einführung des QM-Systems.

• Eine Ihrer Mitarbeiterinnen sollte zur Qualitätsmanagementbeauftragten benannt und ihr eine entsprechende Weiterbildung ermöglicht werden.

• Verbindlichen Projektplan festlegen. Dieser soll strategische Entscheidungen unterstützen.

• Erhebung des Ist-Zustands der Praxis: Wo steht die Praxis heute?

• Festlegung des Soll-Zustands: Was wollen wir mit QM erreichen?

Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist mit erheblichen Anstrengungen für das gesamte Praxisteam verbunden und setzt unabdingbar persönliches Engagement, hohe Motivation und Professionalität voraus. Damit sich bei transparenten Praxisabläufen die Qualität wirkungsvoll durchsetzt und aufrechterhalten werden kann, muss das gesamte Praxisteam hinter den vorgesehenen Veränderungen stehen und wesentliche Entscheidungen zum QM gemeinschaftlich treffen. Sie werden sehr schnell erkennen, dass Qualitätsmanagement ein exzellenter Beitrag zur Entwicklung Ihrer Arztpraxis ist und den Erfolg auch in der Zukunft sichert.

Lesen Sie dazu auch das Interview zum Thema "Qualitätsmanagement-System" mit Dr. Christian Fleischhauer.