Die Kassenführung ist zum Dauerbrenner in Betriebsprüfungen geworden. Bei der täglichen Handhabung in der Praxis treten immer wieder Mängel auf, die bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen. Die Konsequenz: Bei einer fehlerhaften Kassenführung kann der Prüfer Ihre Bareinnahmen schätzen. Daraus resultieren unliebsame Steuernachzahlungen und je nach Größenordnung der Schätzung ist zusätzlich ein Strafverfahren zu befürchten.
In diesen Fällen hat Ihr Steuerberater keine Chance, Ihnen schadenmindernd den Rücken zu stärken. Prüfen Sie in Ihrer Praxis den Umgang mit der Barkasse und die damit in Verbindung stehenden Datensätze daher eingehend und gewissenhaft. Wie können Sie häufige Fehler bei der Kassenführung erkennen und vermeiden?
Sie sind als Arzt nicht buchführungspflichtig. Es gibt jedoch einige Grundsätze, die auch Sie beachten müssen. So besteht zum Beispiel für Ihre Bareinnahmen die “Einzelaufzeichnungspflicht”. Das bedeutet, dass Sie ein Kassenbuch führen müssen, in dem man die Zahlung von jedem Patienten und Ihre Ausgaben einzeln nachvollziehen kann. Alle Einnahmen, Einlagen, Entnahmen und Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden.
Belege lückenlos nummerieren
Für die Aufzeichnungen der Einnahmen sind insbesondere folgende Anforderungen zu berücksichtigen: Alle Rechnungen, die Sie mit Ihrem System erstellt und bar vereinnahmt haben, müssen in Ihrem System nachvollzogen werden können.
Achten Sie auf eine lückenlose Nummerierung der Ausgangsrechnungen und Einnahmebelege. Sie können zum Beispiel im Bürofachhandel für Ihre Mitarbeiter einen Quittungsblock kaufen, der bereits durchnummeriert ist. So passieren weniger Fehler. Aus diesem Quittungsblock darf jedoch kein fehlerhafter Beleg vernichtet werden. Für einen späteren Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung muss man auch fehlerhafte Belege aufbewahren.
Ausgabebelege nummerieren Sie oder Ihre Mitarbeiter fortlaufend auf dem Beleg. Mit dem Beginn des Kalenderjahres starten Sie mit der Nummer 1. Auch Ausgabebelege sind taggenau einzutragen. Erhalten Sie einen Barbeleg erst später, etwa weil Ihre Mitarbeiterin den Betrag einige Tage vorher für Sie ausgelegt hat und Sie diesen Betrag nun an Ihre Mitarbeiterin auszahlen, vermerken Sie dieses auf dem Beleg; ein Beispiel: “Auslagenerstattung am TT.MM.JJJJ an Frau Mustermann”.
Alle Einnahmen und Ausgaben dokumentieren Sie im Kassenbuch taggenau und in der jeweiligen Reihenfolge, in der sie im Laufe des Praxisalltags angefallen sind. Wird beispielsweise eine größere Ausgabe vor der Bareinnahme eingetragen, obwohl die Reihenfolge umgekehrt war, so können, je nach Höhe des Kassenbestands, die Barmittel für diese Ausgabe zu diesem Zeitpunkt nicht ausreichen.
Ist das der Fall, die Ausgabe wurde aber erst nach der Einnahme getätigt, entsteht hingegen kein Defizit im Bargeldbestand. Bei derartigen vermeidbaren Fehlern verwerfen Betriebsprüfer die Aufzeichnung und es drohen Zuschätzungen, sogar wenn die Summe der Einnahmen und Ausgaben und der Ausweis des Tagesbestands korrekt waren!
Gesamten Bargeldbestand ausweisen
Die Finanzverwaltung setzt voraus, dass Sie täglich das Kassenbuch abstimmen und den rechnerischen Bestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlichen Bargeldbestand in Ihrer Kasse vergleichen. Darum ist es zwingend nötig, dass Sie jeden Tag den Tagesendbestand im Kassenbuch ausweisen. Nur so ist der Abgleich vom Soll- mit dem Ist-Bestand glaubwürdig. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Ein Zählprotokoll ist nicht mehr erforderlich.
Weisen Sie im Kassenbuch den gesamten Bargeldbestand aus, unabhängig vom Aufbewahrungsort (zum Beispiel Teilbetrag im Tresor).
Mit Standardsoftware (wie Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (etwa Excel-Kassenbuch). Am Markt erhältliche Software wird nur als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich oder – sofern möglich – mit einem entsprechenden, automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist.
Die Hard- und Software, die Sie in Ihrer Praxis nutzen, ist im Sinne der Finanzverwaltung ein vorgelagertes System. Diese Systeme sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Buchführung und unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme.
Datenzugriff durch das Finanzamt
Der Einsatz dieser Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist aber mit Pflichten verbunden. Der Finanzverwaltung steht bei einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu (etwa für alle Rechnungen an Privatpatienten, die bar gezahlt wurden). So darf der Betriebsprüfer die Überlassung eines Datenträgers verlangen.
Dafür müssen Sie die Daten aus Ihrem System auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung stellen. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die Einzeldaten samt Strukturinformationen nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem fürs Finanzamt lesbaren Format bereitstehen.
Erfahrungsgemäß sind die Softwarehäuser noch nicht darauf eingestellt, dass alle Datensätze zeitnah “festgeschrieben” werden (dauerhaft, auch für versierte Anwender, unveränderbar gespeichert). Die Ausführungen zur manipulationssicheren Datenspeicherung, Unveränderbarkeit der Daten, Aufbewahrung der Daten und zum Datenexport sind gleichlautend auf alle übrigen Datensysteme in Ihrem Hause anzuwenden, mit denen steuerrelevante Daten erfasst werden.
Lassen Sie sich gegebenenfalls von Ihrem Systempartner die manipulationssichere, unveränderbare und jederzeit lesbare Datenspeicherung im Sinne von GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) schriftlich bestätigen.
Wenn Sie sich einmalig eingehend mit dem Thema und der Umsetzung in Ihrer Praxis befasst haben, gehen Sie bei Betriebsprüfungen kein Risiko ein!
