Eine Medizinische Fachangestellte auf dem leer gefegten Markt gefunden? Wunderbar. Jetzt gilt es, die “Neue” so ins Team zu integrieren und einzuarbeiten, dass sie der Praxis lange erhalten bleibt.
Das “Onboarding” ist ein Prozess, bei dem Kommunikation, Offenheit und Ehrlichkeit genauso wichtig sind wie der Faktor Zeit. Bis eine neue Mitarbeiterin fachlich und emotional angekommen ist, bis sich das Team zusammengefunden hat, können mehrere Wochen vergehen.
Läuft gleich der erste Arbeitstag gut, ist schon viel gewonnen, denn der Start an einer neuen Arbeitsstelle ist mitentscheidend dafür, wie gut die Integration in Tätigkeit und Team gelingt. Kommt eine Medizinische Fachangestellte nach Monaten immer noch nicht im Praxisalltag zurecht, hemmt dies nicht nur praxisinterne Arbeitsabläufe, sondern liegt möglicherweise an einer optimierungsbedürftigen Einarbeitung.
Ein harmonisches, funktionierendes Team sollte eines der wichtigsten Ziele für Arbeitgeber sein, sagt Sybill Ratajczak, Inhaberin der Personal- und Coaching-Agentur Praxisfeinschliff in Ehningen. “Das sichert die langfristige Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen.”
Tipp: Gezielt Mitarbeiterinnen suchen, die von der Altersstruktur, der Lebenssituation, aber auch vom Temperament und Auftreten ins Team passen.
Engagement auf allen Seiten
Die emotionale Verbundenheit von Arbeitnehmern mit ihrem Unternehmen scheint ausbaufähig. Laut Gallup Engagement Index ist genau sie nämlich branchenübergreifend seit Jahren konstant niedrig. 15 Prozent der Angestellten gaben auch in 2020 wieder an, keinerlei emotionale Verbundenheit mit ihrem Arbeitsplatz zu haben, 68 Prozent bezeichneten diese als gering. Zusammen sind das vier von fünf Angestellten, die für ihren Arbeitsplatz keine tiefen Gefühle hegen.
Da nimmt es nicht wunder, dass die Wechselbereitschaft von Angestellten konstant hoch bleibt, so zeigen es Umfragen. Auch für Hausärztinnen und Hausärzte bedeutet das, dass ihr Team so geführt und neue Mitarbeiterinnen so integriert werden, dass wechselbereite Angestellte diesen Gedanken nicht in die Tat umsetzen – und sich neue Angestellte von Anfang an willkommen, wertgeschätzt und gefördert fühlen.
Tipp: Das Team bereits in die Auswahl neuer Mitglieder einbeziehen. Die Zusammenarbeit gelingt von Anfang an besser, wenn sich bewährte Kolleginnen auf den Team-Zuwachs freuen. “Die letzte Entscheidung muss aber immer der Praxisinhaber treffen”, sagt Sybill Ratajczak.
Integration beginnt idealerweise vor Vertragsunterzeichnung
Die Integration einer neuen MFA beginnt idealerweise vor der Vertragsunterzeichnung mit der Vereinbarung von Probe-Arbeitstagen, in denen die “Neue” die Praxis besichtigen, in Arbeitsabläufe hineinschnuppern und Kolleginnen kennenlernen kann.
Wolfgang Apel, Geschäftsführer der Medikom Consultingagentur in Nürnberg, empfiehlt die Bildung von Tandems in den ersten Arbeitswochen: “Wenn eine neue Kollegin ins Team eingearbeitet wird, sollte sie eine feste Ansprechpartnerin zur Seite gestellt bekommen.” Diese Person übernehme gewissermaßen eine Mentor-Funktion, sagt Sybill Ratajczak. “Ein fester Ansprechpartner für sämtliche Fragestellungen bietet Sicherheit und das Gefühl, dass sich tatsächlich jemand kümmert.”
Tipp: Bei der Probearbeit eine Kollegin bestimmen, die die Kandidatin begleitet und darauf achtet, wo deren Stärken liegen und wie sie ins Team passen könnte.
Nach dem ersten Tag beginnt die eigentliche Arbeit der Team-Integration. Die Probezeit ist auch für erfahrene Kolleginnen eine Bewährungsprobe. “Durch ein neues Mitglied verändert sich automatisch die Teamstruktur, jeder muss sich neu darin finden”, sagt Sybill Ratajczak. “Daher empfiehlt es sich, allen Beteiligten die zwanglose Chance zu geben, sich besser kennenzulernen. Das funktioniert spielerisch sehr gut in Workshops oder gemeinsamen Events außerhalb der Praxis.”
Wichtig zu wissen: In den ersten Arbeitswochen entsteht die erste Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber. Sie ist die Grundlage für eine gelingende Zusammenarbeit.
“Entscheidend für den erfolgreichen Einbindungsprozess ist die Kommunika-tion”, sagt Sybill Ratajczak. “Ich erlebe oft übersteigerte Erwartungshaltungen an Mitarbeiter. Alles ist neu. Menschen, Prozesse, das Umfeld. Sie kennen die üblichen Handhabungen nicht, nicht jeder kommt mit der Informationsüberflutung zu Beginn klar.”
Regelmäßige Feedbackgespräche
Eine klare Struktur ist wichtig für ein konstruktives Feedbackgespräch. “Schwerpunkt ist häufig das Feedback des Arbeitgebers statt des Arbeitnehmers. Das kann fatal sein”, sagt Sybill Ratajczak. Denn Mut zur ehrlichen Rückmeldung hätten insbesondere neue Mitarbeiterinnen ohnehin selten.
“Leichter fällt das Feedbackgeben, wenn eigene Eindrücke und Wahrnehmungen geschildert und möglichst viele Verständnisfragen gestellt werden dürfen.” Sie empfiehlt zudem, im Feedbackgespräch das Augenmerk nicht nur auf die fachliche Integrität zu legen, sondern auch soziale Komponenten mit einzubeziehen.
Tipp: Regelmäßige Feedbackgespräche bieten die Chance, Einarbeitungsprozesse zu verbessern.
Ein Ärgernis für viele Praxisinhaber und -inhaberinnen ist, wenn Mitarbeiterinnen gezielt abgeworben werden. Das kann für Unruhe im bestehenden Team sorgen. Wolfgang Apel empfiehlt, dies offen anzusprechen. “Je stärker der Teamzusammenhalt, umso weniger Chancen hat die Konkurrenz.”
Gemeinsame Events und Teambesprechungen außerhalb der Praxis-Öffnungszeiten stärkten den Teamgeist und verbesserten die Zusammenarbeit. Wichtig sei zudem, dem Team Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten und damit nicht nur neue, sondern auch erfahrene Kolleginnen zu fördern. “Fortbildungsangebote nehmen beim Teamaufbau und der Mitarbeiterbindung einen hohen Stellenwert ein.”
Tipp: Auf Verhaltensänderungen des Mitarbeiters achten und sofort ansprechen.
In der Regel suchen Mitarbeiterinnen das persönliche Gespräch. “Bittet eine MFA um einen Gesprächstermin, sollte dieser sofort vereinbart werden”, empfiehlt Wolfgang Apel. “Ein solches Anliegen darf nicht auf irgendwann vertagt werden.”
Entscheidend ist letztlich die Kommunikation zwischen Arzt und Angestellten. “Niemand geht einfach, nur weil woanders um die Ecke mehr Geld winkt”, sagt Sybill Ratajczak. “Wer sein Team wissen lässt, immer ein offenes Ohr zu haben, der wird nicht ‘sitzen gelassen’.”
Fazit
Neue Angestellte ins Team zu integrieren ist ein mehrwöchiger Prozess. Je besser er vorbereitet und begleitet ist, desto schneller gelingt er.
