BuchführungRichtig archiviert ist halb gewonnen

Die Finanzverwaltung blickt in den letzten Jahren verschärft auch auf Ärzte, und das überwiegend mit Erfolg. Häufig setzt sie Steuernachzahlungen aufgrund von Zuschätzungen fest, die Ärzte nicht abwenden können, weil sie bereits im Alltag wichtige Details nicht berücksichtigt haben.

Sie können aber dazu beitragen, Steuernachzahlungen abzuwenden, indem Sie Ihre Praxisabläufe und Belegorganisation einmalig unter die Lupe nehmen und, wenn nötig, anpassen. Häufig sind sich Praxisinhaber nicht bewusst, welche Unterlagen, Informationen oder Daten für die Finanzverwaltung relevant sind.

Hierzu zählen:

Eingangsrechnungen: Dazu gehören gedruckte Rechnungen sowie Rechnungen, die Sie per E-Mail empfangen. In diesen Fällen ist die E-Mail im Originalformat zu speichern und bei der Betriebsprüfung vorzuweisen. Der Ausdruck der Rechnung und die Speicherung des Anhangs reichen nicht.

Wenn Sie Ihre Belege scannen, beachten Sie, dass digitalisierte Belege eine originalgetreue bildliche Wiedergabe benötigen, die mit dem Original übereinstimmen und alle Angaben des Originals enthalten müssen. Achten Sie darauf, dass man Urheber und Inhalt ohne größere Schwierigkeiten feststellen kann.

E-Mails, Geschäftsbriefe, Lieferscheine, jeglicher Schriftwechsel, der näheren Aufschluss über einen vorliegenden Geschäftsvorgang gibt: Steuerlich relevante Dokumente sind im Originalformat aufzubewahren; somit reicht auch hier der Ausdruck einer E-Mail nicht, diese müssen Sie im Originalformat speichern.

Ausgangsrechnungen und Quittungen für Barzahlungen: Dazu gehören selbstverständlich die Abrechnungen gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) und Privaten Versicherungen (PV) sowie besonders die Rechnungen oder Barquittungen, die Sie für “Privatzahler” schreiben. Diese müssen lückenlos fortlaufend nummeriert sein.

Im Bürofachmarkt gibt es dafür Quittungsblöcke mit durchnummerierten selbstdurchschreibenden Einzelbelegen, die Sie in der Praxis bei Barzahlungen nutzen können. Sollten sich Ihre Mitarbeiter verschreiben und den Beleg nicht verwenden, lassen sie den Originalbeleg im Quittungsblock. So können Sie die Lücke später problemlos nachweisen.

Praxissoftware: Sie generieren mit Ihrer Software die Abrechnungsgrundlagen für die KV und PV und rechnen darüber mit Ihren Privatpatienten ab. Somit sind die Daten ein wesentlicher Teil Ihrer Buchführung. Die Finanzverwaltung darf diese Daten auch anfordern.

Leider erfahre ich immer wieder, dass die Softwarehäuser noch nicht reibungslos darauf eingerichtet sind. Gleichzeitig ist es nötig, dass Ihre Daten dauerhaft und unveränderbar gespeichert sind. Auch hier sind noch nicht alle Softwareanbieter gesetzeskonform aufgestellt. Fragen Sie nach!

Kassenaufzeichnungen und -belege: Sobald Sie Bareinnahmen haben, und seien Sie noch so gering, brauchen Sie zwingend Kassenaufzeichnungen (dazu im nächsten Serienteil).

Bankauszüge und -belege müssen Sie vollständig und in zeitlicher Reihenfolge heften. Vorzugsweise sorgen Sie dafür, dass die Einnahme- und Ausgabebelege hinter dem entsprechenden Bankauszug abgeheftet sind.

Verträge (Darlehen, Miete, Kauf etc.): Denken Sie dabei auch an den Miet-/Leasingvertrag etwa für die Telefonanlage oder das EDV-System sowie an den Kaufvertrag für Ihr letztes Auto. Diese Unterlagen sollten Sie stets griffbereit haben.

Sonstige Buchungsbelege sind etwa Zinsabrechnungen, Darlehensauszüge, Abrechnungen über Leasingrückgabe des Autos etc.

Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen: Vielleicht haben Sie davon schon einmal etwas gehört und in seltenen Fällen ist das Thema sogar umgesetzt worden. Die Verfahrensdokumentation ist seit 2016 ein Pflichtbestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Gerade in der Arztpraxis misst die Finanzverwaltung der Verfahrensdokumentation immer mehr Bedeutung bei (mehr dazu in einem nächsten Serienteil).

Für alle diese Unterlagen gilt der Grundsatz der geordneten und übersichtlichen Belegablage. Demnach müssen Sie die Belege vollständig, zweifelsfrei, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar ablegen. Bei Belegen aus Thermopapier tragen Sie die Verantwortung, dass man sie nach zehn Jahren noch lesen kann. Besser: Sie kopieren diese Belege.

Ebenso müssen nach zehn Jahren die Daten noch lesbar sein, die Sie in der Praxis speichern – bei Softwarewechsel wird das gerne vergessen. Denken Sie also an eine entsprechende Sicherung.

Was heißt “zeitgerecht”?

Der Fiskus versteht unter zeitgerecht, dass

• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben arbeitstäglich aufzuzeichnen und abzulegen sind
• Sie sicherstellen, dass die Unterlagen nicht verloren gehen durch
  • laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen
  • Ablage dieser Rechnungen in besonderen Mappen/Ordnern
• Sie Geschäftsvorfälle ohne Barzahlung innerhalb von zehn Tagen erfassen (s. Ablage)
• Sie Waren- und Kostenrechnungen, die Sie innerhalb von acht Tagen oder innerhalb des betriebsgewöhnlichen Durchlaufszahlen, nicht über gesonderte Lieferantenkonten verbuchen müssen. Sollten Sie grundsätzlich diese Fristen überschreiten, passen Sie Ihre Buchführung an.
• Sie Ihre Unterlagen in den ersten Tagen des Folgemonats bei Ihrem Steuerberater einreichen. Denn er muss Ihre Buchführung bis zum Monatsletzten des Folgemonats verarbeitet und unveränderbar festgeschrieben haben.

Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist die Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen wichtig (s. Kasten). Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Einnahme-Überschuss-Rechnungen sind grundsätzlich in Papierform aufzubewahren, auch wenn sie digitalisiert wurden. Häufig berichten Ärzte, dass die Unterlagen leider bei einem Rohrbruch untergegangen sind. Darum schreibt der Gesetzgeber inzwischen vor, was Sie bei der gesicherten Aufbewahrung beachten müssen:

• Schutz vor Feuer- und Brandrisiko
• Keine Lagerung in Räumen mit Chemikalien und brennbaren Flüssigkeiten
• Bei Lagerung in Kellerräumen ist zu gewährleisten, dass diese gegen Überflutung gesichert sind.
• Belege auf Thermopapier sind vor der Archivierung auf schriftbeständiges Papier zu kopieren.
• Aufbewahrung nur in Räumen mit Zutrittskontrolle, um Diebstahl oder unsachgemäße Vernichtung zu vermeiden.

Für eine geordnete Archivierung müssen Praxen alle nötigen Maßnahmen in einer Richtlinie festlegen (geordnete Aufbewahrung). Diese beinhaltet besonders:

• Welche Unterlagen sind aufzubewahren (Nennung der gebräuchlichen Bezeichnung)
• Festlegung der Ordnungskriterien
• Gewährleistung der Vollständigkeit
• Benennung der Zuständigkeiten (wer soll archivieren)
• Wer darf archivierte Unterlagen ausgeben und wie ist die Rückgabe gesichert?
• Wer gibt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die Unterlagen zur Vernichtung frei?

Dass das Team diese Grundsätze einhält, dafür müssen die Praxisinhaber sorgen. Bei Mängeln können Sie nur auf eine positive Goodwill-Entscheidung der Finanzverwaltung hoffen – darauf sollten Sie sich lieber nicht verlassen.

Aufbewahrungsfristen

10 Jahre: Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Berichte, Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, Buchungsbelege

6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, die für die Beurteilung der Besteuerung wichtig sind.