Täglich fallen für Praxisteams kleinere und größere Aufgaben an, die sie nicht sofort erledigen können: Kontrolle von Laboraufträgen, Rückrufe oder Anfoderungen von Befunden. Daher benötigen sie ein gutes System, um solche Aufgaben festzuhalten. Denn wenn wichtige Dinge vergessen werden oder verloren gehen, kann dies gravierende Folgen haben.
Die Praxis, die dieses Ereignis auf www.jeder-fehler-zaehlt.de berichtet hat (s. Kasten), hat bereits vieles ausprobiert, um Aufgaben im Praxisalltag zu dokumentieren. Sie sind zu keiner befriedigenden Lösung gekommen, daher haben wir den Fall mit weiteren Praxen geteilt, die am Innovationsfonds-Projekt CIRSforte teilnehmen (www.cirsforte.de). Aus diesen Praxen kamen folgende Tipps:
Digitale To-Do-Listen
Einige Praxisverwaltungssysteme (PVS) bieten digitale To-Do-Listen an. Der Vorteil liegt darin, dass von jedem Arbeitsplatz darauf zugegriffen werden kann. Wenn Ärzte im Sprechzimmer möchten, dass ein Befund nachgefordert wird, können sie dies direkt in die To-Do-Liste im PVS eintragen. Diese Liste kann dann zeitgleich von einem anderen Arbeitsplatz eingesehen und bearbeitet werden. Häufig ist es auch möglich, den Aufgaben einzelne Mitarbeitende zuzuordnen, sodass die Zuständigkeit direkt geklärt ist.
In manchen PVS können “Wartelisten” pro Zimmer, aber auch pro Arzt, Ärztin oder weitere Mitarbeitende angelegt werden. In solchen Wartelisten können ebenfalls Aufgaben aufgeführt werden – mit dem Vorteil, dass dann direkt die Patientendatei verknüpft ist, sodass beispielsweise ein erfolgter Anruf unkompliziert darin dokumentiert werden kann.
Papierbasierte To-Do-Listen
Wer kein PVS mit einer solchen Funktion nutzt oder die digitale Dokumentation, wie die Praxis in unserem Fallbeispiel, als nicht praktikabel empfindet, kann auf papierbasierte To-Do-Listen, beispielweise in Form eines Zettelkastens, zurückgreifen. In verschiedenen Fächern können Notizen nach Dringlichkeit (“sofort erledigen”, “in KW 12 erledigen”, “am Quartalsende erledigen”) oder Art der Aufgabe (“Rückrufe”, “Labor”, “Abrechnung”) sortiert werden.
Wichtig ist, dass in der Praxis festgelegt wird, wer die Aufgaben zu welchem Zeitpunkt erledigt. Abgeschlossene Aufgaben sollten zur Dokumentation ebenfalls abgelegt oder in der Patientenakte festgehalten und nicht weggeworfen werden.
Für häufig anfallende Tätigkeiten wie Rückrufe können Vordrucke die Dokumentation zusätzlich erleichtern. Diese Vordrucke finden Sie einfach, wenn Sie im Internet nach “Gesprächsnotiz” suchen. Zur Abwechslung gibt es die Blöcke übrigens auch im regionalen Dialekt als “Babbelnotiz”, “Badischer B’richt” oder als “Frängische Delefonnodiz”.
Veränderung braucht Zeit
Jede neue Vorgehensweise erfordert natürlich eine Umstellung und benötigt Zeit. Wichtig ist, dass alle Bescheid wissen, wie die neuen Abläufe funktionieren. Insbesondere am Anfang lohnt es sich daher, abends oder morgens noch einmal gemeinsam darüber zu sprechen, ob alles gut läuft. Am besten legen Sie einen Zeitrahmen fest, nachdem Sie dann ein Resümee ziehen, ob die neue Vorgehensweise beibehalten wird.
Welche Art von To-Do-Listen nutzen Sie in Ihrer Praxis? Haben Sie noch eine ganz andere Lösung? Oder haben Sie ein Problem, das Sie nicht gelöst bekommen, obwohl Sie schon viele Sachen ausprobiert haben? Lassen Sie andere aus Ihren kritischen Ereignissen und vor allem von den Maßnahmen, die Sie umsetzen, profitieren. Nicht jede Praxis muss alle Fehler selbst machen.
