Damit die Digitalisierung in der Arztpraxis für mehr Effizienz sorgt, sollten Praxis als auch Steuerbüro einer digitalen Zusammenarbeit offen gegenüberstehen und diese am besten gemeinsam umsetzen. Aber wie fängt man das am geschicktesten an?
Im ersten Schritt sollten die vorhandenen analogen Prozesse hinterfragt und geprüft werden, ob diese durch digitale Schnittstellen optimiert werden können. Das gilt sowohl für den Daten- und Informationsaustausch in Richtung des Steuerberaters als auch von dort zurück in die Praxis. Und wenn man schon einmal dabei ist, den Belegaustausch auf den Prüfstand zu stellen, können Praxisinhaberinnen und -inhaber auch hinterfragen, ob einige Prozesse auf Mit- arbeitende delegiert werden können.
Die Einbindung des Personals hat viele Vorteile für die Praxis. Einerseits überträgt man dadurch Verantwortung auf Mitarbeitende, die eine Wertschätzung gegenüber der Arbeitsleistung ausdrückt. Zum anderen verschafft man sich als Inhaberin oder Inhaber Freiräume, die man etwa für die Patientenbehandlung nutzen kann. Bei jeder Verwaltungstätigkeit sollte man sich immer die Frage stellen: “Bin ich der Einzige, der diese Aufgabe übernehmen kann?”
Um zu verstehen, wo Optimierungspotenzial vorhanden ist, hilft ein Blick auf den typischen Weg einer Papierrechnung.
Die Reise einer analogen versus einer digitalen Eingangsrechnung
Die in der Praxis eingehende Rechnung eines Lieferanten wie etwa bei einer Materialbestellung löst in der Arztpraxis und in der Steuerkanzlei typischerweise bestimmte Arbeitsschritte aus (s. Kasten oben).
Sollten einmal nicht alle Belege vorliegen, dann verbucht das Steuerbüro diese in der Regel auf ein Buchhaltungskonto “Zu klärende Posten”. Dieses Konto muss zeitnah geklärt werden und verursacht zusätzlichen Aufwand auf beiden Seiten. Im Vorfeld sollte man sich daher gut überlegen, wie man die Beschaffung der Belege vereinfachen kann.
In diesem Zusammenhang sei beispielhaft auf ein Dauerthema hingewiesen: Rechnungen von Amazon. Viele Praxischefinnen und -chefs nutzen bei Amazon ein Konto für den Kauf privater und für den Kauf betrieblicher Dinge.
Es bietet sich an, einen eigenen Business-Account für die Praxis anzulegen, zu dem auch das Personal Zugriff hat. Der Vorteil: Rechnungen werden direkt bereitgestellt und es gibt keine Vermischung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben.
Die Arbeitsschritte einer analogen Rechnung lassen sich nahezu halbieren, wie der untere Kasten zeigt.
Auch den Schritt des Scannens einsparen
Wenn man seine Lieferanten dahingehend erzieht, dass alle Rechnungen per Mail geschickt werden, zum Beispiel an die eingerichtete Adresse rechnung@arztpraxis.de, dann kann auch der Schritt des Scannens entfallen. Falls nötig, erfolgt das Scannen sinnvollerweise durch einen leistungsfähigen Scanner mit Einzelblatteinzug und der Möglichkeit, auch Belege mit einem Format unterhalbDIN A zu verarbeiten.
Der Scanner kann von der praxiseigenen IT-Firma in Abstimmung mit der Steuerkanzlei so eingerichtet werden, dass ein Datenpfad hinterlegt wird, der das Dokument direkt an der richtigen Stelle ablegt, damit nicht noch manuell Ordner angelegt werden müssen. Dabei muss der Scanner im Übrigen nicht zwangsläufig an einem PC angeschlossen sein. Ein “Stand-Alone-Scanner” im Backoffice mit Einbindung in das Netzwerk reicht schon aus.
Das Programm selbst, welches die Rechnungen verarbeitet, ist cloudbasiert. Das bedeutet, dass keine Software lokal auf dem Rechner installiert werden muss, sondern die Verarbeitung durch eine sichere Schnittstelle online erfolgt.
Die vorbereitenden Tätigkeiten des Rechnungsmanagements bis zur Rechnungsfreigabe kann man weitestgehend an Mitarbeitende delegieren. Durch eine individuelle Rechtevergabe kann das Personal mit dem Programm arbeiten, ohne den Kontostand einsehen zu können.
Praxisinhaber müssen sich – etwa einmal pro Woche – an den PC setzen und die vorbereiteten Rechnungen freigeben. Nicht das Scannen der Eingangsrechnung selbst bewirkt einen Effizienzgewinn. Er entsteht durch die nachgelagerten Prozesse wie Bezahlung, Verbuchung und Ablage.
Dabei sollte man die Arbeitsschritte innerhalb der Praxis weniger als Vorbereitung der Buchhaltung, sondern als Rechnungsmanagement verstehen.
Per Knopfdruck gesuchte Rechnung schnell herausfiltern
Mittels digitaler Text-Erkennung entsteht aus einem Beleg ein digitaler Datensatz, der die automatische Bezahlung, optimierte Verbuchung und Ablage ermöglicht. Dabei liest das Programm jede Information, wie etwa Rechnungssteller, Zahlungsbetrag, IBAN und Zahlungsziel, automatisch aus und stellt diese Information bei der Bearbeitung – ebenfalls automatisch – bereit. Die gängigen Programme werden dabei durch eine künstliche Intelligenz unterstützt, die lernfähig ist und die Verarbeitung der Belege im Hintergrund optimiert.
Durch die Umwandlung in einen digitalen Datensatz ist auch die Suche nach alten Belegen spielend einfach. Man kann nach Euro-Beträgen oder Schlagwörtern suchen. Auch wenn die Garantie für ein Praxisgerät in Anspruch genommen werden soll – der nötige Beleg ist in Windeseile per Knopfdruck gefunden. Dank der Suchfunktion findet man jeden Beleg, ohne dafür ins Archiv gehen zu müssen.
Wesentlich für die Optimierung der Abläufe in der Praxis ist, dass ein Rechnungsbeleg im Idealfall nur noch einmal in die Hand genommen oder im Posteingang aufgegriffen werden muss. Selbst bei anstehenden Betriebsprüfungen entfallen die Vorbereitungsarbeiten weitestgehend, da sämtliche Kontoauszüge und Belege elektronisch gespeichert sind und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden können.
Datenschutz im Bereich der Lohnabrechnung
Der Lohn ist eines der sensibelsten Themen in einer Praxis. Regelmäßig müssen Unterlagen und Daten das Personal betreffend ausgetauscht werden. Seien es neue Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Informationen zu Gehaltsanpassungen.
Diese Daten müssen zwingend nach den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zugriffssicher mit dem Steuerbüro ausgetauscht werden. Das Versenden per unverschlüsselter E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen regelmäßig nicht.
Auch für diesen Datenaustausch bietet sich eine cloudbasierte Schnittstelle zwischen Praxis und Steuerbüro an. Alle Lohnunterlagen können digital archiviert werden und Praxisinhaber haben jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Lohnunterlagen.
Arbeitsverträge können beispielsweise anhand des Namens oder der Personalnummer gesucht werden. Per “Drag-and-Drop” können lohnrelevante Unterlagen hochgeladen und ausgetauscht werden und der monatliche Überweisungsträger für die Gehälter kann ebenfalls direkt als Zahlungsdatei zur Ausführung bereitgestellt werden.
Mehrere Programme bieten Unterstützung
Es gibt mehrere Programme, die zusammen mit dem Steuerbüro eine digitale Lösung für die Rechnungsmanagement- und Buchhaltungsprozesse bieten. Sprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei im Vorfeld darüber, welche Lösung bevorzugt wird und wie die Zusammenarbeit in Zukunft optimiert werden kann.
Durch weitere Schnittstellen lassen sich die Buchhaltungsdaten auch in cloudbasierte BWA überspielen. In diesen Cloud-Anwendungen ist arztspezifisches Controlling möglich, also eine aussagefähige Liquiditätsrechnung (“wo ist das Geld geblieben?”), Profitcenter-Rechnungen (Abteilungsrechnung für unterschiedliche Praxisbereiche), eine Analyse der Personalkosten und vieles mehr.
Der Anfang des neuen Jahres kann genutzt werden, um die internen Prozesse zu hinterfragen, zu optimieren und im Ergebnis zu einem aktuelleren Controlling in der Praxis zu gelangen.
