Ein erstes Qualitätsmerkmal einer guten betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) ist, ob sie spezifisch für Arztpraxen erstellt wurde. Steuerberater haben in der Regel die Möglichkeit, für Arztmandate ein sogenanntes Branchenpaket einzurichten.
Damit wird die Struktur der BWA so aufgebaut, dass sie für die Wertung und Vermittlung der Zahlen geeigneter ist. Diese BWA-Form sagt noch nichts über den Inhalt der Zahlen aus, aber es legt die Vermutung nahe, dass die Zahlen branchenspezifisch verarbeitet werden.
Wichtig: Ob eine branchenspezifische BWA für Sie erstellt wird, erkennen Sie daran, dass arztspezifische Begrifflichkeiten wie etwa KV-Erlöse, Praxis- und Laborbedarf oder KV-/PV-Verwaltungskosten auftauchen. In einer “Standard”-BWA wird man hingegen Positionen finden wie “Wareneinkauf” und “Rohertrag”.
Tipp 1: KV-Gebühren für bessere Vergleichbarkeit richtig buchen
Der Ausweis von Factoring-Gebühren oder KV-Gebühren ist wichtig, weil die Praxis in der Regel nur die Erlöse nach Abzug der Gebühren ausgezahlt bekommt. Aus steuerrechtlicher Sicht wäre es in Ordnung, wenn man einfach die Erlöse als Einnahmen verbucht.
Aus buchhalterischer und betriebswirtschaftlicher Sicht ist es aber wichtig, dass man die Gebühren, welche Unternehmen und KVen einbehalten, ebenfalls als Kosten bucht und die Einnahmen entsprechend erhöht. Dadurch erhöhen sich die Gesamteinnahmen in der BWA.
Wenn man sich dann die Kostenstruktur der Praxis anschaut, beispielsweise wie das Verhältnis der Personalkosten zum Gesamtumsatz ist, dann hängt diese Quote maßgeblich von der korrekten Höhe der Gesamteinnahmen ab.
Höhere Gesamteinnahmen führen zu einer geringeren Personalkostenquote und andersherum. Wenn man sich mit anderen Praxen vergleichen möchte, dann müssen auch die Ausgangswerte vergleichbar sein, denn ansonsten vergleicht man Äpfel mit Birnen.
Tipp 2: Vorsicht bei “kalkulatorischen” Abschreibungen
Abschreibungen machen in der Regel einen großen Anteil an den Praxisausgaben aus. Dabei handelt es sich um Investitionskosten für Wirtschaftsgüter, die man nicht zum Zeitpunkt der Investition komplett als Betriebsausgabe abziehen darf, sondern über einen gewissen Zeitraum verteilen muss.
Beispiel: Die Anschaffungskosten für ein Ultraschallgerät sind etwa über fünf Jahre zu verteilen. Wenn man für ein solches Gerät 15.000 Euro zahlt, dann darf man innerhalb der BWA jedes Jahr 3.000 Euro als Betriebsausgabe ansetzen.
In manchen BWA findet man allerdings eine Position “kalkulatorische Abschreibung”. Dies bedeutet, dass die tatsächliche
Höhe der Abschreibung nicht monatlich ermittelt wird, sondern nur ein geschätzter kalkulatorischer Wert angesetzt wird. Das kann fahrlässig sein, wenn größere Abschreibungen im laufenden Jahr wegfallen und dies nicht beachtet wird.
Da die Abschreibungen einen großen Einfluss auf den steuerlichen Gewinn haben, hängt von ihnen auch die voraussichtliche Steuerbelastung ab. Eine Fehleinschätzung über die Abschreibung kann zu Überraschungen bei der Steuer(nach)zahlung führen.
Tipp 3: Erstattungen mit einfachem Workaround überwachen
Die meisten Praxen ermitteln ihren Gewinn nach der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dies bedeutet vereinfacht, dass die abgeflossenen Ausgaben den Einnahmen gegenübergestellt werden. Die Differenz ergibt den Gewinn. Einmal im Monat sind bei den Ausgaben auch die Gehälter, die Lohnsteuer-Zahlung an das Finanzamt und die Zahlung der Sozialabgaben an die Krankenkassen enthalten.
Aus steuerrechtlicher Sicht reicht es, diese abgeflossenen Zahlungen als Praxisausgabe zu verbuchen. Allerdings ist so eine Kontrolle, ob die eingezogenen Beträge der Krankenkasse und des Finanzamtes in der Höhe auch stimmen, schwierig.
Zudem sind es auch nicht immer nur Zahlungen, die abfließen, denn im Krankheitsfall der Mitarbeiter erhält man als Praxisinhaber Erstattungen seitens der Krankenkassen. Die Überwachung, ob die Erstattungen auch korrekt sind, findet innerhalb der Buchhaltung statt.
Um diese Überwachung effektiver zu gestalten, wird bei der Brutto-Lohn-Verbuchung eine Forderung erfasst, die dem Betrag entspricht, welcher von der Kasse zu zahlen ist. Wenn die tatsächliche Zahlung dann nicht dem erwarteten Betrag entspricht, kann das Lohnbüro in die Sachverhaltsklärung mit der Krankenkasse einsteigen. So wird gewährleistet, dass kein Euro untergeht.
Ob innerhalb der Buchführung die Brutto-Lohn-Verbuchung umgesetzt wird, erkennt man daran, dass Forderungs- und Verbindlichkeitskonten verbucht sind. Ein Blick in die sogenannte Summen- und Saldenliste zeigt alle Konten, die bebucht werden, auch jene, die nicht direkt in der Gewinnermittlung erscheinen.
Tipp 4: “Offene Posten” zeitnah klären
Gerade der Blick in die Summen- und Saldenliste kann einen Einblick in die Qualität der Buchhaltung geben. Dort findet man zum Beispiel auch die Entnahmekonten. Zu den Praxisentnahmen gehören üblicherweise das reguläre monatliche “Gehalt” des Praxisinhabers, aber auch Zahlungen an private Versicherungen oder die quartalsweisen Steuervorauszahlungen, wenn diese vom Praxiskonto abfließen.
Die Entnahmen sollten in verschiedene Kategorien gebucht werden, damit es für den Inhaber leichter ist nachzuvollziehen, wo das Geld geblieben ist. Wenn alles auf ein Konto gebucht wird, dann sollte man sich regelmäßig einen Kontoauszug von der Buchhaltung vorlegen lassen, um dieses Konto auf dessen Richtigkeit zu überprüfen. Im Falle einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) ist es wichtig, dass die Entnahmen der einzelnen Gesellschafter auch richtig zugeordnet werden.
Sollte im Rahmen der Buchhaltung einmal ein Beleg fehlen oder wenn das Steuerbüro unsicher ist, wohin eine Ausgabe zu buchen ist, dann wird diese Kontenbewegung in der Regel auf ein Konto geparkt. Dieses Konto hat oft die Bezeichnung “zu klärende Posten”.
Es ist wichtig, dass sich dieses Konto nicht unnötig aufbaut und dass die Positionen schnell im Rahmen der Buchhaltung geklärt werden. Dieses Konto ist nicht Teil der Gewinnermittlung.
Wenn sich darauf zum Beispiel 20.000 Euro an ungeklärten Positionen befinden, die eigentlich alle steuerliche Ausgaben sind, dann ist der Gewinn auch um 20.000 Euro zu hoch ausgewiesen. Damit könnte dem Inhaber ein Gewinn suggeriert werden, der eigentlich gar nicht stimmt.
Ein weiteres Konto, das eigentlich immer ausgeglichen sein sollte, ist das Konto “Geldtransit”. Wenn der Inhaber von einem Konto auf ein anderes Konto Geld überweist, dann kann es je nach Bank vorkommen, dass das Geld vom einen Konto in einem Monat schon runter ist, aber auf dem anderen Konto erst im Folgemonat wieder gutgeschrieben wird. Für diese Umbuchung wird das Konto “Geldtransit” bebucht.
Tipp 5: Darlehen in Zins- und Tilgungsanteil aufteilen
Die meisten Praxen haben Darlehensverbindlichkeiten, welche innerhalb der Buchhaltung unter den sonstigen Konten ausgewiesen werden. Je nach Tilgungsart werden die Darlehen monatlich, quartalsweise oder jährlich zurückgeführt.
In der Rate, die man an die Bank zahlt, ist immer ein Tilgungsanteil für das Darlehen enthalten und ein Zinsanteil. Die Zinsen sind Betriebsausgaben, die Rückzahlung des Darlehens nicht. Aus diesem Grund ist eine korrekte Aufteilung in Zins- und Tilgungsanteil notwendig, da ansonsten der Gewinn unterjährig nicht korrekt ist.
Tipp 6: Konto “Sonstige Kosten” bloß nicht überfrachten
Keinen Einfluss auf die Höhe des korrekten Gewinns, aber ebenfalls auf die Kostenstruktur hat das Konto “sonstige Praxiskosten”. Hier werden Ausgaben verbucht, die keinen anderen Bereichen wie z.B. Raumkosten, Personalkosten, Instandhaltungen oder Reisekosten zuzuordnen sind. Es sollte darauf geachtet werden, dass dieses Konto nicht unnötig überfüllt ist mit Aufwendungen, die eigentlich in andere Kostenbereiche fallen.
Dieses Konto kann im Übrigen auch immer mal wieder Anlass fürs Finanzamt sein, im Rahmen der Steuererklärung eine detaillierte Auflistung der Ausgaben anzufordern. Das wiederum führt einerseits zu Zeitaufwand und damit zu Kosten und andererseits zu unangenehmen Fragen, die hätten vermieden werden können, wenn die Kosten nicht einfach auf einem Sammelkonto verbucht werden.
Fazit
- Hausärztinnen und Hausärzte sollten ihre BWA regelmäßig durchgehen und – etwa anhand der vorliegenden Tipps – schauen, ob Auffälligkeiten vorliegen.
- Die BWA sollte arztspezifisch erstellt sein. Auf „typische“ Begriffe wie KV, Praxis etc. achten!
- Nur sauberes Zahlenmaterial eignet sich auch für ein gutes Controlling. Das wiederum bietet Schutz vor unerwarteten Steuernachzahlungen.
